Los sistemas telefónicos en el mundo empresarial han recorrido un largo camino en los últimos años. ¿Recuerdas el voluminoso teléfono de tu escritorio? Se fue. ¿O las oficinas o el armario llenos de hardware y cables? Ya es pasado. Los sistemas telefónicos empresariales actuales son más inteligentes, más rápidos y más baratos que sus antepasados.
La revolución de VoIP podría haber comenzado en el mercado residencial y de consumo. Pero las empresas no se han quedado atrás. Hoy, sería difícil encontrar un negocio que no utilice VoIP de alguna forma. Si una empresa no ha comenzado a actualizarse, generalmente es porque están esperando que cambien las regulaciones.
¿Qué hace que los teléfonos VoIP sean tan atractivos? ¿Por qué las oficinas de todo el mundo están abandonando los tan fiables teléfonos fijos? Te lo contamos.
Sistemas telefónicos y conectividad empresarial
Los sistemas telefónicos comerciales de hoy hacen malabares en muchos trabajos diferentes.
Son responsables de conectar a tus empleados. En la era de los equipos de teletrabajo y remotos, un teléfono VoIP es el nexo de unión que conecta a todos. No importa si los compañeros están sentados uno al lado del otro o ubicados en 3 países diferentes.
Tu sistema telefónico conecta a los clientes con tus equipos comerciales. ¿Un cliente tiene un problema? Llamarán a tu centro de soporte. ¿Alguien quiere saber más sobre tu producto? Se comunicarán con tus equipos de ventas. ¿Un cliente actual quiere ver el estado de su pedido? El centro de contacto entra en escena. En otras palabras, tus teléfonos lo acercan a sus clientes.
Internamente, los mejores sistemas de VoIP alojados aúnan toda tu comunicación empresarial. Algunos de estos servicios cierran la brecha histórica entre canales en tiempo real y asíncronos. ¿Alguna vez has querido ver todos tus correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas de voz, chats de video, faxes y mensajes instantáneos en un solo lugar? Los sistemas telefónicos VoIP mejor calificados hacen eso y más.
Otro beneficio que ofrece es hacer llamadas desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Tus teléfonos VoIP mejoran la conectividad empresarial al hacer que tu número de teléfono sea verdaderamente portátil. ¿El resultado final? Tu sistema telefónico VoIP es el caballo de batalla de tu empresa. Lamentablemente, también significa que no le prestas atención hasta que deja de funcionar.
Cómo seleccionar un proveedor de servicios VoIP
Seleccionar un proveedor de servicios de VoIP que sea perfecto para tu organización no es fácil. Especialmente cuando sabes lo importante que es la elección. El servicio debe satisfacer tus necesidades presentes. Pero también debería ser lo suficientemente flexible para satisfacer tus necesidades futuras.
El mejor servicio telefónico de VoIP varía de una compañía a otra. El proveedor que selecciones puede no ser la mejor elección de otra persona. Entonces, ¿cómo haces para seleccionar uno?
Averigua el propósito
Antes de empezar con la compra del nuevo sistema, debes identificar tu propósito. ¿Quieres mantener tu sistema existente y añadir funciones VoIP? ¿O prefieres desechar todo y empezar de cero?
La segunda parte de este paso es considerar qué características necesitas. A veces, tus líneas fijas o máquinas de fax existentes son exactamente lo que necesitas. En ese caso, es posible que desees buscar actualizaciones en otro lugar.
Al finala, debes tener una lista de características esenciales. Estas son las pautas sin las cuales tu empresa no puede trabajar.
Evalúa tu red
Los teléfonos VoIP envían llamadas de voz a través de Internet, en lugar de líneas de cobre dedicadas. Después de actualizar a VoIP, tu red verá más tráfico. ¿Tienes el ancho de banda para soportar eso? Las llamadas de voz son comunicaciones en tiempo real. Por lo tanto, necesitas Internet rápido para hacer llamadas. ¿Necesitas actualizar tu conexión existente o agregar una segunda?
Los equipos de red más antiguos a veces no saben cómo trabajar con VoIP. ¿Un router o conmutador necesita una actualización de software, un parche de seguridad o un reemplazo total? Revisa cada parte de tu red de datos y comprueba si está lista para VoIP. Un buen proveedor de VoIP debería estar listo para ayudarte.
Crea una lista corta
¿Recuerdas esa lista de características imprescindibles que hiciste anteriormente? Ahora es el momento de sacarlo a la luz. Crea una lista breve de proveedores de servicios que ofrecen todas las funciones de tu lista de verificación.
Luego, revisa la lista y elimina cualquier servicio que no se ajuste a tu presupuesto. Dado lo económico que es VoIP, es fácil caer en la trampa de gastar más de lo que se pretendía. Establece límites estrictos más allá de los cuales tu presupuesto no puede extenderse.
Comparar, comparar, comparar
Una vez que tengas una lista reducida de menos de una docena de proveedores, es hora de compararlos uno al lado del otro. A menudo es difícil comparar los servicios de VoIP. Incluso los sistemas telefónicos VoIP mejor calificados no siempre tienen las mismas características. La razón por la que verá diferentes nombres en cualquier lista de los mejores proveedores de servicios de VoIP empresariales.
Características mejor valoradas de sistemas VoIP
Cualquier sistema telefónico VoIP moderno puede ayudar a mejorar la conectividad empresarial. Sin embargo, los servicios de VoIP mejor valorados aportarán algo más que características básicas. ¿Cuáles son algunas de las características de conectividad que puede esperar encontrar en los mejores sistemas telefónicos actuales?
Funciones sofisticadas de enrutamiento y gestión de llamadas
Los mejores sistemas de VoIP te permiten un control preciso sobre las llamadas. ¿Cuánto tiempo debe sonar el teléfono? ¿Qué dispositivos deben sonar a qué hora? ¿Quién contesta una llamada si la persona que llama no puede comunicarse con la persona adecuada?
Los sistemas telefónicos VoIP también te permiten grabar llamadas. Puedes configurar reglas que te indiquen al sistema cuándo está ocupado o si es libre de atender llamadas. Supongamos que viajas y solo dispones de tu portátil. Crea una regla para que las llamadas no suenen en tu teléfono personal fuera de horario laboral. Los usuarios, gerentes y administradores individuales tienen fácil acceso al panel de configuración.
Integración con sistemas empresariales
Esta es quizás una de las mayores ventajas de los sistemas telefónicos VoIP sobre teléfonos fijos. Pueden integrarse con herramientas empresariales como los sistemas CRM y ERP. Deja que los vendedores llamen a los clientes desde la aplicación CRM en el escritorio. Permitir registros de llamadas para agregar automáticamente notas de llamadas a registros existentes. No hay límite para las cosas que puedes hacer cuando conectas los teléfonos a otras herramientas.
Tu sistema de teléfono también puede proporcionar la funcionalidad “Click-to-call”. Imagina que un cliente está navegando por tu web y quieres llamar a tu oficina. Olvídate de escribir el número y luego llamarte desde un teléfono. El cliente puede simplemente hacer clic en un botón y el navegador inicia una llamada de voz de inmediato. No tienen que descargar nada ni instalar una nueva aplicación. No hay mejor manera de acceder a la conectividad empresarial que eliminando los obstáculos a la comunicación.
Llamadas telefónicas gratuitas y económicas
Cualquier empresa que use teléfonos fijos tradicionales tiene que monitorizar los registros de llamadas constantemente. Eso es porque cada llamada que haces cuesta dinero. Muy a menudo, los empleados dudan en levantar el teléfono porque se preocupan por los costes. ¿Esta llamada hará superar el presupuesto del mes? ¿Un gerente preguntará por qué hice esta llamada?
Este tipo de cuestiones internas tiene consecuencias reales. Tus equipos están desconectados unos de otros. La colaboración se resiente porque dudan en comunicarse. Con los teléfonos VoIP, las llamadas internas son gratuitas. Por lo tanto, un empleado de Nueva York puede hablar con un colega en Japón durante horas sin incurrir en ningún coste. Solo las llamadas realizadas a entidades externas conllevan un cargo. Las llamadas de larga distancia son tan baratas como las llamadas locales.
¿Te imaginas cuánto mejora la conectividad en una atmósfera así? Di adiós a los presupuestos mensuales. No más análisis donde las llamadas son más altas o más largas o más caras. Libera a tus empleados para que hagan su mejor trabajo y no se preocupe por los costes de las llamadas.
Precio vs características: mejor valor
Rápidamente se hace evidente que no hay dos sistemas telefónicos VoIP exactamente iguales. Pero los servicios de VoIP mejor alojados tienen mucho en común. El ajuste perfecto para tu negocio es un servicio que equilibra el precio con las características. Tu proveedor tendrá un plan que incluye todas las funciones que necesitas a un precio que puedes pagar.
Con demasiada frecuencia, las empresas cometen el error de pagar demasiado por el servicio de VoIP. De hecho, obtienes lo que pagas. Pero lo notable del servicio telefónico VoIP es que no tienes que malgastar tu presupuesto para obtener lo mejor. Recuerda darte una vuelta por la mejor combinación de precio y características.
Al mismo tiempo, algunas empresas toman la ruta opuesta. Dudan en pagar cualquier cosa por encima del mínimo. Significa que estás frustrando a tus usuarios: empleados, proveedores y socios. No tienen acceso a las herramientas que necesitan para hacer su trabajo.
La conectividad empresarial se trata de unir a las personas para resolver problemas. Quizás la mejor manera de hacerlo en 2019 es con un buen sistema telefónico VoIP. Llama hoy y comprueba lo que VoIP studio puede hacer por ti.
