¿Qué es un número de teléfono VoIP y cómo se usa? Actualizado 2024

Probablemente a estas alturas ya hayas oído el término VoIP. Pero quizá aún no seas consciente de todo su potencial.

Esas cuatro letras representan una tecnología que ha transformado por completo la forma en que empresas y consumidores realizan llamadas telefónicas.

En este post, te explicaremos qué es un número VoIP, cómo funcionan, sus ventajas y en qué se diferencian de los números de teléfono tradicionales.

¿Qué es un número VoIP?

Las llamadas telefónicas tradicionales requieren un teléfono fijo, y los teléfonos físicos están vinculados a una ubicación específica, creando un código de área específico.

VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) cambia el juego al permitir el servicio telefónico de voz desde cualquier lugar, utilizando una conexión a Internet y dispositivos como teléfonos VoIP, smartphones o tablets.

También se pueden hacer estas llamadas virtuales con portátiles, ordenadores de sobremesa e incluso teléfonos fijos (con el conversor adecuado).

VoIP utiliza el protocolo de Internet para realizar llamadas telefónicas a través de una conexión estándar a Internet. En otras palabras, nos libramos de las líneas telefónicas tradicionales.

Para utilizar VoIP, necesitas un número de teléfono virtual, también conocido como número VoIP. Un número VoIP es igual que un número de teléfono normal, pero se asigna a un usuario y no a una línea telefónica concreta.

Los números VoIP tienen el mismo aspecto y funcionan igual que cualquier otro número. Se marcan como cualquier otro número y no se necesita ninguna formación especial. Son accesibles para todo el mundo.

El uso de VoIP en pequeñas y medianas empresas tiene aún más ventajas, ya que esta tecnología permite implementar funciones de centralita en la nube a un coste muy asequible.

¿Cómo se usa un número VoIP?

Para hacer una llamada VoIP se necesitas una buena conexión a Internet y un dispositivo capaz de hacer llamadas por Internet.

Empezar es fácil: las empresas obtienen un número VoIP e instalan el software en sus dispositivos.

Cuando estés listo para hacer una llamada, utiliza el software como cualquier otra llamada telefónica. También puedes utilizar un teléfono VoIP, smiliar a un teléfono fijo normal.

Añadir un número VoIP es muy sencillo. Mira este ejemplo de VoIPstudio en este vídeo:

A diferencia de los servicios convencionales, que necesitan un enrutamiento específico, los números VoIP necesitan una conexión de banda ancha.

Usos prácticos de los números VoIP

Cómo utilizan las empresas la VoIP para comunicarse

Las empresas utilizan los números VoIP para agilizar sus comunicaciones. Con VoIP, las empresas pueden hacer y recibir llamadas a través de Internet, haciendo que la comunicación sea eficiente y flexible.

Los usos más comunes son:

• Atención al cliente: La VoIP ayuda a las empresas a gestionar eficazmente las llamadas de atención al cliente, a menudo integrándose con sistemas CRM para una mejor gestión.
• Trabajo a distancia: Los empleados pueden utilizar números VoIP desde cualquier lugar, lo que favorece los entornos de trabajo remotos e híbridos.
• Comunicación interna: La VoIP permite una comunicación interna fluida a través de llamadas de voz, videoconferencias y mensajería instantánea.

Ventajas para pequeñas, medianas y grandes empresas

• Pequeñas empresas: La VoIP ofrece soluciones rentables con una baja inversión inicial. Funciones como el desvío de llamadas, la operadora automática y el buzón de voz a buzón mejoran la profesionalidad y el servicio al cliente.
• Medianas empresas: La VoIP es escalable y flexible, lo que facilita añadir o eliminar líneas a medida que crece la empresa. La integración con otras herramientas empresariales mejora la eficacia y la colaboración.
• Grandes empresas: La VoIP ofrece un importante ahorro de costes en llamadas internacionales y de larga distancia. Responde a las necesidades de comunicación a gran escala con alta fiabilidad, medidas de seguridad sólidas y funciones avanzadas de gestión de llamadas.

Diferencias entre los números VoIP y los números de teléfono tradicionales

Existen varias diferencias clave entre los números VoIP y los números de teléfono tradicionales:

1. Independencia de la ubicación

• Número VoIP: Este número no está vinculado a una ubicación específica. Puedes utilizarlo en cualquier lugar con conexión a Internet, ideal para trabajos a distancia y viajes internacionales.
• Número de teléfono tradicional: Este número está vinculado a una línea telefónica y una ubicación específicas. Debes estar en ese lugar para utilizarlo.

2. Tecnología

• Número VoIP: Este número utiliza el protocolo de Internet para transmitir datos de voz como paquetes digitales. Requiere una conexión estable a Internet, pero permite funciones avanzadas e integración con servicios digitales.
• Número de teléfono tradicional: Utiliza señales analógicas a través de líneas telefónicas físicas, lo que limita la flexibilidad y las prestaciones en comparación con VoIP.

3. Características

• Número VoIP: Este número viene con funciones avanzadas como buzón de voz a correo electrónico, desvío de llamadas, videoconferencia e integración con otras herramientas.
• Número de teléfono tradicional: Suele ofrecer funciones básicas de llamada, con servicios adicionales con costes adicionales.

4. Escalabilidad

• Número VoIP: Fácilmente escalable, por lo que añadir o eliminar líneas y ajustar los servicios resulta sencillo. Ideal para empresas en crecimiento.
• Número de teléfono tradicional: La ampliación puede ser más compleja y costosa, ya que requiere cambios en la infraestructura física y líneas adicionales.

5. Múltiples dispositivos

• Número VoIP: pueden vincularse a múltiples dispositivos, lo que permite utilizarlos de formas únicas. Así, los usuarios pueden hacer una llamada de voz desde un teléfono fijo, su smartphone u ordenador utilizando el mismo número.
• Número de teléfono tradicional: (también conocidos como líneas telefónicas fijas) suelen estar vinculados a un dispositivo específico, como el teléfono de casa, el de la oficina o cualquier otro aparato fijo.

Este sistema ofrece una gran flexibilidad a los usuarios, especialmente en el contexto empresarial. Un número de teléfono VoIP se adapta mejor a nuestra forma de trabajar y de vivir en el mundo actual.

Con las llamadas de voz por Internet, los usuarios pueden elegir un número de teléfono con cualquier prefijo.

Ventajas de un número VoIP

La forma en que se utilizan los números de teléfono fijo no ha cambiado mucho en las últimas décadas. La gente hace llamadas, envía y recibe mensajes de voz y quizá utilice algunas funciones adicionales como el identificador de llamadas.

Un número VoIP, sin embargo, tiene muchas ventajas para los usuarios y para las empresas, ya que están diseñados a través de su software para facilitar los procesos.

Tener la usabilidad adecuada ahorrará al consumidor mucho tiempo en su día a día. A continuación se enumeran algunas ventajas de los números VoIP:

1. Gran flexibilidad

Esta es una de las mayores ventajas de un número VoIP. Al disponer de muchos dispositivos en los que utilizarlo, nos ofrecerá una movilidad y usabilidad impensables con otros dispositivos fijos.

• Las empresas obtienen funciones de nivel empresarial a un coste asequible, como conferencias, mensajería instantánea, música en espera, colas ACD y mucho más.
• Con VoIP puedes añadir fácilmente nuevos números en cuestión de minutos y utilizarlos para campañas personalizadas sólo durante el tiempo que necesite.

Aquí tienes una guía completa sobre VoIP para pequeñas empresas y lo que necesitas para empezar.

2. Ahorro de costes

Una de las principales ventajas de utilizar números VoIP es el importante ahorro de costes que ofrecen en comparación con los servicios telefónicos tradicionales. He aquí algunos puntos clave que destacan este ahorro:

Menores costes en comparación con los servicios telefónicos tradicionales

Los servicios VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) suelen ser más asequibles que los servicios de telefonía fija o móvil convencionales. Los servicios telefónicos tradicionales suelen conllevar diversos gastos, como cuotas de alta, costes de mantenimiento y facturas mensuales elevadas.

En cambio, los servicios VoIP suelen tener:

• Cuotas mensuales más bajas: Los proveedores de VoIP suelen ofrecer planes de precios competitivos con cuotas mensuales más bajas, lo que puede ser especialmente beneficioso para las empresas que necesitan varias líneas.
• Costes de instalación mínimos: Con VoIP, no suele haber necesidad de costosas instalaciones de hardware ni de grandes infraestructuras. La mayoría de las instalaciones sólo requieren una conexión a Internet y dispositivos compatibles, lo que reduce la inversión inicial.
• Funciones integradas: Los servicios de VoIP suelen incluir una serie de funciones sin coste adicional, como buzón de voz, desvío de llamadas y multiconferencia. Estas funciones suelen tener un coste adicional con los servicios telefónicos tradicionales.

Ahorro en llamadas internacionales y de larga distancia

Uno de los aspectos más significativos del ahorro de costes de VoIP es la reducción del gasto en llamadas internacionales y de larga distancia. Los servicios telefónicos tradicionales pueden resultar prohibitivos para este tipo de llamadas, debido a los cargos por minuto y otras tarifas.

La VoIP, sin embargo, ofrece:

• Tarifa plana: Muchos proveedores de VoIP ofrecen tarifas planas que incluyen llamadas ilimitadas de larga distancia e internacionales. Esto permite a empresas y particulares hacer muchas llamadas sin preocuparse por el aumento de los costes.
• Tarifas bajas por minuto: Para los planes que cobran por minuto, los servicios de VoIP suelen ofrecer tarifas mucho más bajas en comparación con las compañías telefónicas tradicionales. Esto puede suponer un ahorro sustancial para las empresas con necesidades frecuentes de comunicación internacional.
• Llamadas gratuitas de VoIP a VoIP: Las llamadas realizadas entre números VoIP, incluso internacionales, suelen ser gratuitas. Esto es especialmente ventajoso para las empresas con equipos remotos o clientes internacionales que utilizan el mismo servicio VoIP.

Al cambiar a VoIP, tanto las empresas como los particulares pueden reducir significativamente sus costes de comunicación, por lo que es una opción financieramente sólida para las telecomunicaciones modernas.

3. Características del servicio telefónico para empresas

El servicio telefónico VoIP permite a empresas de todos los tamaños beneficiarse de funciones telefónicas VoIP de clase empresarial a un coste asequible. Estas son algunas de las funciones más comunes:

• Colas ACD – Dirige el tráfico entrante a las colas adecuadas mediante la creación de colas ACD personalizadas.
• Conferencias – Realizar conferencias telefónicas mediante VoIP es tan sencillo como crear cualquier número de salas de conferencias virtuales. Además, cada conferencia admite un número ilimitado de participantes.
• Mensajería instantánea – Los proveedores de servicios de telefonía virtual admiten mensajería instantánea gratuita entre dispositivos.
• Música en espera – Crea una mejor experiencia del cliente personalizando los interludios musicales para su tiempo de espera.
• Grabación de llamadas – Graba y almacena las llamadas telefónicas de la empresa para futuras consultas.

4. Hacer llamadas de voz con cualquier dispositivo

Los números de teléfono VoIP funcionan en redes basadas en tecnología IP, las mismas que se utilizan para acceder a Internet.

Un número VoIP puede utilizarse para hacer llamadas de voz desde diversos dispositivos, como un teléfono IP de sobremesa, un dispositivo de línea fija analógica (con un conversor) o una aplicación en un smartphone o una tablet.

La experiencia es consistente en todos los dispositivos, y la persona al otro lado de la línea ve el mismo número en su identificador de llamadas.

5. Las llamadas entrantes pueden sonar en varios dispositivos

La mayoría de los sistemas de telefonía VoIP incluyen una función por la que las llamadas entrantes pueden sonar en varios dispositivos simultáneamente o uno tras otro, dependiendo de cómo esté configurado el servicio.

Esta función puede tener diferentes nombres en los distintos servicios, pero se conoce comúnmente como «timbre multidispositivo» y «encuéntrame / sígueme», respectivamente.

Así, se puede localizar a cualquier persona a través de una llamada telefónica, aunque la persona que llama no tenga ni idea de dónde se encuentra, o desde qué dispositivo puede estar llamando.

Las empresas pueden mejorar significativamente el servicio al cliente asegurándose de que las llamadas se contestan, independientemente de dónde se encuentren los empleados.

Con las líneas telefónicas tradicionales, las personas que llamaban acababan en el buzón de voz si no podían contactar con alguien. Con los números virtuales, el buzón de voz se convierte en el último recurso, ya que el usuario será localizado tarde o temprano.

6. Movilidad del número

Transferir el servicio telefónico a una nueva ubicación no supone ningún problema con un número de teléfono virtual. No es necesario cambiar de número de teléfono ni sufrir para trasladar un número fijo a una nueva dirección.

¿Es dificil cambiar a un número VoIP?

A veces hay que tomar decisiones difíciles. Actualizarse a una nueva tecnología o cambiar de proveedor son buenos ejemplos. Estas decisiones requieren mucha planificación y preparación. Cambiar a VoIP no tiene por qué ser una decisión difícil. Al fin y al cabo, la nueva tecnología ofrece muchas ventajas por un coste inferior a los sistemas antiguos.

Una de las preguntas más habituales es: ¿qué pasa con todos mis números? Tu número de teléfono está visible en todas partes, desde la publicidad hasta el membrete de la empresa. Tus clientes están familiarizados con él, y muchos incluso lo han memorizado.

Es el primer punto de contacto entre tu empresa y el mundo.

¿Qué ocurre si cambias a VoIP? ¿Puedes llevarte su número o no?

Cambiar a VoIP no tiene por qué ser difícil. Estos son los pasos que suele seguir el proceso:

• Elige proveedor de VoIP
• Contrata el servicio
• Selecciona un número
• Configura el hardware o software de VoIP
• Configura los ajustes
• Prueba el servicio
• Informa a los contactos

Portabilidad de números VoIP

La VoIP está llamada a convertirse en la plataforma de comunicación dominante en el futuro.

Por eso no es de extrañar que los proveedores de servicios de VoIP estén sujetos a las normas de portabilidad de números.

• Si un usuario cancela el servicio, el proveedor tiene que portar su número.
• Un proveedor no puede rechazar la solicitud aunque el usuario tenga un saldo pendiente u otros cargos en su cuenta.

Los números VoIP ofrecen portabilidad, lo que significa que pueden ir con el usuario independientemente de dónde se mude. 

Este nivel de portabilidad es especialmente beneficioso para las empresas que no quieren perder clientes fieles acostumbrados a marcar el número antiguo.

No será necesario actualizar los materiales de marketing, el sitio web de la empresa u otras comunicaciones para reflejar los nuevos números. El número antiguo seguirá funcionando como siempre.

¿Por qué debes probar un número VoIP con VoIPStudio?

Las necesidades de comunicación de las empresas son cada vez más exigentes y requieren funcionalidades más potentes para satisfacer a sus clientes.

Además de los clientes, la comunicación entre los miembros de la empresa es también una de las partes más críticas de la misma. Por eso necesitamos herramientas que permitan una comunicación rápida, eficaz y adaptable.

El siguiente vídeo verás qué puede hacer por ti la VoIP al contar con un número virtual: 

Y estas son algunas de las razones por las que debes reservar un número VoIP con VoIPstudio

1. Ahorro de costes: VoIPstudio ofrece tarifas más bajas en comparación con los servicios telefónicos tradicionales, especialmente para llamadas de larga distancia e internacionales.
2. Flexibilidad y movilidad: Con VoIPstudio, puedes usar tu número de teléfono desde cualquier lugar con una conexión a Internet, ideal para trabajar desde casa o en movimiento.
3. Funciones avanzadas: VoIPstudio incluye características empresariales como llamadas en conferencia, desvío de llamadas, mensajería instantánea y correo de voz a correo electrónico sin costos adicionales.
4. Escalabilidad: Es fácil agregar o eliminar líneas y ajustar los servicios a medida que tu negocio crece.
5. Fácil de usar: La configuración y el uso de VoIPstudio son sencillos, sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados.

Además, VoIPstudio ofrece una prueba gratuita de 30 días, lo que permite a los usuarios experimentar todos estos beneficios sin compromiso.

Preguntas frecuentes sobre ‘qué es un número VoIP’

¿Qué es un número VoIP y cómo funciona?

Un número VoIP (Voice over Internet Protocol) es un número de teléfono que utiliza Internet para hacer y recibir llamadas en lugar de las líneas telefónicas tradicionales.

Funciona convirtiendo las señales de voz en paquetes de datos digitales, que se transmiten por Internet y se vuelven a convertir en señales de voz en el extremo receptor.

Esto permite realizar llamadas desde cualquier dispositivo conectado a Internet, como un ordenador, un smartphone o un teléfono VoIP.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un número VoIP?

• Ahorro de costes: Los servicios VoIP suelen ser más asequibles que los servicios telefónicos tradicionales, especialmente para llamadas de larga distancia e internacionales.
• Portabilidad: Los números VoIP no están vinculados a una ubicación específica, por lo que puede utilizar el mismo número en cualquier lugar con conexión a Internet.
• Funciones avanzadas: Los servicios VoIP suelen incluir funciones como buzón de voz a buzón de voz, desvío de llamadas, videoconferencia, etc.
• Escalabilidad: Es fácil añadir o eliminar líneas y ajustar los servicios a medida que cambian tus necesidades.
• Integración: VoIP puede integrarse con otros servicios y herramientas digitales, mejorando la comunicación y la productividad en general.

¿Cómo consigo un número VoIP?

1. Elige un proveedor: Investigue y seleccione un proveedor de servicios VoIP que se ajuste a sus necesidades y presupuesto.
2. Regístrate: Contrate el servicio en el sitio web del proveedor, eligiendo un plan y facilitando la información necesaria.
3. Seleccione un número: Elija un nuevo número VoIP del proveedor o solicite la portabilidad de su número de teléfono actual al servicio VoIP.
4. Configurar: Siga las instrucciones del proveedor para configurar cualquier hardware o software necesario en sus dispositivos.
5. Actívalo: Una vez que todo esté configurado, active su servicio y empiece a utilizar su número VoIP.

¿Qué equipo necesito para tener un número VoIP?

• Conexión a Internet: Una conexión a Internet estable y rápida es crucial para una buena calidad de llamada.
• Adaptador VoIP: Si quieres utilizar un teléfono tradicional, necesitarás un adaptador para conectarlo a Internet.
• Teléfono VoIP: También puedes utilizar un teléfono específico para VoIP que se conecte directamente a tu red de Internet.
• Ordenador o smartphone: También puedes utilizar servicios VoIP basados en software en tu ordenador o smartphone, a menudo a través de una aplicación proporcionada por tu proveedor de servicios VoIP.
• Auriculares: Para mejorar la calidad de la llamada, especialmente en ordenadores, se recomiendan unos auriculares de buena calidad con micrófono.

¿Son fiables y seguros los números VoIP?

Fiabilidad: Los servicios VoIP suelen ser fiables, pero su rendimiento depende de la calidad y estabilidad de la conexión a Internet. Una conexión fuerte y constante es esencial para mantener la calidad de las llamadas.
Seguridad: Los servicios VoIP pueden ser seguros, pero es importante elegir un proveedor de confianza que ofrezca encriptación y otras medidas de seguridad para proteger tus llamadas y datos. Además, utilizar contraseñas seguras y mantener el software actualizado puede ayudar a mejorar la seguridad.

Conclusiones

Los números VoIP aportan una gran cantidad de funciones de clase empresarial a empresas de todos los tamaños. No es necesaria una inversión inicial significativa para empezar. Las empresas pueden empezar con las llamadas virtuales utilizando su conexión a Internet y el equipo que ya tienen.

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