La comunicación es el proceso de intercambio de información e ideas. Una persona puede comunicarse con otra persona o con un grupo de personas. La comunicación ocurre a través del sonido, las señales, los mensajes escritos e incluso el comportamiento.Las empresas están unificando diferentes canales en un servicio telefónico de VoIP para mayor eficiencia.
La comunicación es un proceso bidireccional. No es suficiente si simplemente envías un mensaje. El receptor debe comprender el mensaje y devolver comentarios para completar el bucle de comunicación. Muy a menudo, pensamos que una persona comprende nuestro mensaje porque hablamos el mismo idioma. Sin embargo, pueden ocurrir malentendidos, y con bastante frecuencia.
En un contexto empresarial, tu objetivo es minimizar los efectos de la falta de comunicación. Antes de entrar en cómo mejorar la comunicación dentro de la organización, echemos un vistazo rápido a las diversas categorías.
Tipos de conversación basados en el canal
Verbal
La comunicación verbal ocurre cuando envías tu mensaje verbalmente. Ya sea hablando o escribiéndolo. En una conversación oral, estás transmitiendo información a través del sonido. Es rápido y puede obtener comentarios inmediatos del oyente.
La comunicación escrita, signos o símbolos. Puede ser impreso o manuscrito. Puede volver a escribir su mensaje antes de enviarlo. Sin embargo, también lleva más tiempo recibir comentarios sobre sus mensajes.
No verbal
En este tipo de comunicación, envías mensajes sin usar ninguna palabra. Ocurre cuando te comunicas con gestos, lenguaje corporal, comportamiento e incluso con el tono de tu voz.
Tipos de comunicación basados en propósito y estilo.
Informal
La comunicación informal es una conversación casual. Este tipo de comunicación tiene menos reglas que otras. No tienes que preocuparte por la gramática, la pronunciación y la ortografía. Lo importante es que el receptor entienda el mensaje.
Técnico
La comunicación técnica se está convirtiendo rápidamente en una gran parte de los flujos de trabajo de negocios. Es preciso y se rige por normas y convenciones estrictas. Los informes, las presentaciones en seminarios y conferencias y los informes científicos son ejemplos de comunicación técnica.
Formal
La comunicación formal sigue ciertas reglas de contenido y estilo. Se utiliza en un entorno profesional como en el lugar de trabajo y en las escuelas. La comunicación formal requiere que el remitente:
- Adherirse a las reglas gramaticales.
- Usa la ortografía correcta para las palabras
- Usar lenguaje formal
- Pronunciar palabras correctamente
- No usar jerga o lenguaje sucio.
- Respetar las líneas de autoridad.
La comunicación empresarial es en gran parte formal, pero también tiene una mezcla de estilos técnicos e informales. Se puede dividir en comunicación externa e interna.
Desde una perspectiva organizativa, cualquier mensaje que envíe a alguien fuera de la empresa es externo. La comunicación interna ocurre dentro de la empresa, entre empleados. Las memorias internas, informes, correos electrónicos, etc. entran en esta categoría.
¿Cuál es la estrategia de comunicación correcta para las empresas?
En primer lugar , recuerda que no existe una estrategia de comunicación perfecta. Cada empresa es diferente y también lo son sus empleados. Esto se traduce en que necesitas encontrar un sistema que funcione para tu empresa. Cualquier estrategia de comunicación tiene una combinación de hardware, software y conectividad.
Hardware
En su momento, el teléfono era el hardware más utilizado para la comunicación oral. Ahora tenemos una gran cantidad de dispositivos para usar. La mayoría de las compañías tienen teléfonos de escritorio, dispositivos móviles y computadoras para la comunicación.
Software
Hay varios tipos de software que van desde aplicaciones de voz y video, mensajería instantánea, software de conferencia para ayudar a la comunicación empresarial. La mayoría de las empresas también necesitarán un sistema PBX para dirigir las llamadas dentro de la organización. Muy pocas empresas continúan usando el PSTN. Casi todos los usuarios se están actualizando a un servicio telefónico VoIP basado en SIP.
Conectividad
La conectividad se refiere al resto del sistema que conecta a las personas. Si tu empresa utiliza un servicio telefónico VoIP , incluye al menos lo siguiente:
- Proveedor de servicios de telefonía por Internet (ITSP)
- Conexión a Internet de alta velocidad.
- Infraestructuras de red como módems, conmutadores y enrutadores.
Tener la estrategia de comunicación correcta para su empresa ayuda a minimizar los problemas. No deseas que se produzcan errores de comunicación, mensajes ocultos, fallos o errores debido a una elección equivocada de herramientas. Algunos errores son pequeños, mientras que otros tienen consecuencias más serias. Por ejemplo, ¿qué sucede si un empleado escribe el precio incorrecto al firmar un contrato?
Una estrategia de comunicación efectiva ayuda a resolver problemas, mejora la colaboración y la productividad. Juega un papel importante en varios departamentos como ventas, servicio al cliente, soporte técnico, marketing, etc.
Consejos para mejorar la comunicación utilizando el servicio telefónico VoIP
1. Seleccionar el proveedor de VoIP adecuado
Los gerentes y propietarios de negocios seleccionan un proveedor de servicios de telefonía VoIP para su empresa en función de una serie de criterios. Muy a menudo incluye el precio, las características y consideraciones similares. Pero a menudo se olvidan de considerar aspectos cualitativos.
El proveedor más barato que puedes obtener, puede no proporcionar un servicio de alta calidad. Un proveedor que ofrece todas las funciones que deseas puede no contar con soporte técnico fiable. ¿Qué vas a hacer cuando te encuentras con problemas?
- Elige un proveedor que sea tu socio a largo plazo. A medida que cambien tus necesidades, el proveedor debe mantenerse al día.
- Confía en tu sistema de comunicación todos los días, por lo que su proveedor debe ser fiable.
- Prepárate para pagar un poco más por las funciones que deseas.
- No comprometas la calidad ni la atención al cliente.
- Invierte en un sistema moderno como el servicio telefónico VoIP, que no tendrás por qué cambiar en un año o dos.
2. Obtener las herramientas adecuadas
Esto es muy importante para la comunicación. Por ejemplo, la conectividad móvil es una necesidad en estos días. Puedes equipar a todos con teléfonos del trabajo o permitirles traer sus propios dispositivos. Con el servicio telefónico VoIP , permites que tus empleados trabajen de forma remota desde su casa o desde la ubicación del cliente. Dales opciones y la flexibilidad para personalizar el sistema a tu estilo de comunicación.
También necesitas el IP-PBX correcto o el servicio telefónico VoIP alojado que funcionará incluso en caso de emergencia. Un empleado debe poder cambiar entre diferentes canales con facilidad. Una interfaz fácil de usar que está unificada en todas las aplicaciones también es un buen camino.
- Habilita funciones como la transcripción automática de correo de voz y el envío de faxes digitales para aumentar la productividad.
- El servicio telefónico VoIP debe soportar diferentes tipos de aplicaciones de hardware y software.
- Debería incluir opciones de failover y backup en caso de desastres.
- El sistema debe ser flexible, escalable y fácil de usar.
- Debe integrarse con otras herramientas empresariales como su sistema CRM.
3. Entrena a tus empleados
Cuando te comuniques con partes externas, especialmente los clientes, la capacitación de los empleados es una necesidad. Escuchar es una parte importante de la comunicación efectiva. Si bien la mayoría de la gente puede escuchar bien, no todos escuchamos. Estamos demasiado ocupados formulando nuestra respuesta a la otra persona. Hablar en público y la comunicación formal son habilidades que casi todos trabajan para mejorar. Pero recuerda que escuchar es tan importante, si no más.
La palabra clave para una comunicación efectiva es el principio de diseño de Keep It Simple Stupid (KISS). La complejidad es el enemigo de la efectividad. Cualquier sistema debe ser lo más simple posible para que sea fácil de usar para todos. Eso se aplica también a tu estrategia de comunicación.
Entrena a tus empleados en:
- Usar un lenguaje claro y conciso para transmitir cualquier mensaje.
- Repetir el mensaje para asegurarse de que todos entiendan.
- Escuchar atentamente y entender al cliente antes de responder.
- Revisar las interacciones de los clientes para mejorar en el futuro.
- Aprender de la retroalimentación y crítica constructiva.
4. Centrarse en las cosas importantes
Con demasiada frecuencia, las empresas se dispersan en sus estrategias. Se enredan tanto con los pequeños detalles que no logran ver el panorama general. Tienes que tomar un montón de decisiones a la hora de seleccionar un servicio de telefonía VoIP para tu negocio. Puede ser un proyecto abrumador, pero siempre se puede dividir en partes más pequeñas. Solo asegúrate de no perder de vista los objetivos finales a lo largo del proceso.
¿Qué significa esto? Significa elegir un proveedor que se adapte a los requisitos de tu empresa, incluso si no son la opción más barata. Debes prepararte para el cambio incluso antes de tener problemas. Sienta las bases para el futuro a largo plazo de la empresa.
- No discrimines a tus empleados.
- No pierdas de vista un enfoque general.
- Implementar la base adecuadamente.
- Gestionar expectativas y costes. Es muy fácil sobrepasar el presupuesto sin justificación.
- Tu sistema de comunicación es una inversión, no un gasto. Acertar con la elección generará ganancias positivas casi de inmediato.
Un sistema de comunicación empresarial tiene que atender a diferentes tipos de personas y trabajar en múltiples situaciones. Cada parte tiene que trabajar con otros para proporcionar una experiencia perfecta. Debes adaptarse a diferentes estilos y formatos de comunicación. En un mundo cada vez más conectado, no es suficiente tener diferentes sistemas que no puedan trabajar juntos. La integración y la interoperabilidad deben ser tu principal prioridad.
Como puedes ver, una gran parte de la comunicación efectiva es conseguir el sistema correcto en su lugar. Sin una base sólida, pronto descubrirás que tienes que cambiar de proveedor de servicios de telefonía VoIP, o actualizar tus sistemas con frecuencia. Invierte en un sistema moderno que se mantendrá en tu negocio a medida que crezca.
