Guía para tu servicio de telefonía de VoIP

Publicado en: 2019-02-08 | Categorías: Servicios VoIP

¿Te emociona pensar en actualizar a una nueva tecnología, como es el servicio telefónico de VoIP? Cambiar a un nuevo sistema, ya sea una tecnología completamente nueva o solo una aplicación, puede ser una aventura emocionante. O puede ser estresante mientras haces malabarismos con la transición y los flujos de trabajo existentes.

Pero no todas las actualizaciones serán estresantes. De hecho, los servicios telefónicos de VoIP son una de esas cosas que te brindan beneficios inmediatos. Un servicio telefónico de VoIP tiene el potencial de mejorar los procesos de tu negocio y la satisfacción del usuario.

Esta guía te mostrará qué esperar del servicio telefónico de VoIP.

¿Qué es el servicio telefónico de VoIP?

El servicio telefónico de VoIP es esencialmente un reemplazo para tu línea fija existente. La tecnología VoIP potencia a la mayoría de los sistemas telefónicos residenciales y comerciales en la actualidad. De hecho, es probable que hayas utilizado VoIP sin saberlo. ¿Alguna vez has utilizado un servicio como Google Voice, FaceTime o Skype? ¡Estos servicios son posibles gracias a VoIP!

VoIP envía llamadas de voz a través de tu conexión a Internet. Un servicio de telefonía VoIP  empresarial beneficiará a todos los departamentos de tu empresa, desde ventas y servicio al cliente hasta operaciones.

Imagina un sistema telefónico que permita a tu departamento de ventas realizar el doble de llamadas. Imagina un servicio telefónico que permita a tus agentes de servicio al cliente resolver más problemas en un día. Imagina las ganancias de productividad si tus equipos de proyecto pudieran colaborar entre sí, independientemente de la ubicación.

Un servicio telefónico de VoIP puede hacer todo esto para tu negocio. ¡Y mucho más además!

¿Por qué VoIP es una gran opción para tu negocio?

Un servicio telefónico VoIP puede ayudar a las organizaciones de cualquier tamaño. No importa si eres un empresario con un solo empleado o si diriges una empresa global. Verás que tus facturas mensuales disminuyen en un 30% o más al cambiar a VoIP.

Una de las mayores ventajas de los servicios de telefonía VoIP es la flexibilidad que proporciona. Tus empleados ya no están atados a una sola oficina o incluso a una mesa. Puedes enviar libremente a tu personal a las ubicaciones de los clientes, permitirles trabajar desde casa o trasladarlos a diferentes oficinas sin preocuparte por asignar nuevos números y transferir llamadas.

También tienes la libertad de elegir cuando se trata de implementar VoIP dentro de la organización. ¿Quieres mantener el control sobre el sistema telefónico? Entonces, una solución de SIP Trunk personalizada es tu mejor opción. O tal vez prefieres comprar el servicio a expertos sin la molestia del mantenimiento y reparación. Entonces un servicio de VoIP es lo que buscas. Cualquiera que sea la necesidad de tu negocio, hay una implementación de VoIP para ti.

Las características de VoIP Empresarial

Un servicio telefónico de VoIP es más que una simple línea telefónica. Con los sistemas telefónicos analógicos, podías agregar un par de funciones (buzón de voz, llamadas de conferencia) a la línea telefónica básica. VoIP no tiene tales limitaciones. De hecho, VoIP reúne una multitud de características en un solo paquete.

Un buen proveedor de VoIP puede ofrecer todo, desde fax digital hasta buzón de voz visual para clientes empresariales. Si deseas una nueva función, puedes agregarla a tu plan existente en un momento. ¿Ya no necesitas faxes digitales? Desactívalo y ya no tendrás que pagarlo más.

A continuación, te ofrecemos un vistazo rápido a todas las funciones comerciales que puedes obtener con los servicios de telefonía VoIP.

Consola de recepción

Las consolas de recepción proporcionan una interfaz optimizada para las personas que manejan una gran cantidad de llamadas. Por lo general, está destinado a recepcionistas, asistentes administrativos y otros roles relacionados. Tienen una guía telefónica integrada que muestra el estado de cada extensión, como ocupado, disponible, etc. El usuario puede realizar operaciones como transferir llamadas, retener llamadas, etc.

Conferencia telefónica

Las llamadas de conferencia no son una nueva función específica de VoIP, pero las llamadas de audio y videoconferencia con VoIP son mucho más fáciles de configurar y administrar. Puedes configurar una llamada de conferencia por adelantado o iniciarla desde una conversación de grupo existente. Puedes invitar a los participantes a unirse con vídeo o solo audio. Incluso puedes grabar sesiones para su posterior reproducción o realizar una presentación improvisada.

Las llamadas de conferencia basadas en VoIP son perfectas para los equipos que tienen miembros dispersos en todo el mundo. También es adecuado para organizaciones que tienen que trabajar con múltiples socios para entregar sus productos y servicios.

Operadora Virtual (IVR)

La mayoría de las personas están familiarizadas con la voz grabada que recibe a los clientes de una gran empresa. Muchas pequeñas empresas no tienen acceso a esta función. Gracias a VoIP, puede usarlo para empresas de cualquier tamaño. Transfiere sin problemas las llamadas al departamento correcto y brinda información adicional a los clientes, como horas de oficina, direcciones, oportunidades de ventas, etc. Los sistemas IVR pueden gestionar consultas simples de los clientes, liberando a los agentes para resolver problemas más complejos.

Grabación de llamada

La función de grabación de llamadas en un servicio telefónico VoIP permite a las organizaciones grabar llamadas de forma selectiva. Las empresas suelen utilizar esta función para ayudar a capacitar a nuevos agentes, proporcionar comentarios o simplemente permitir que los responsables intervengan cuando una situación se intensifica. Se utiliza a menudo en los departamentos de ventas y servicio al cliente para fines de formación. A veces también tienes que grabar llamadas para fines legales. VoIP te permite habilitar o deshabilitar esta función según tu necesidad.

Grupos de llamada

Los grupos de llamada son otra característica útil. La mayoría de los servicios telefónicos de VoIP ofrecen esto bajo diferentes nombres. Su propósito es permitir que múltiples dispositivos suenen para una llamada entrante. ¿Cómo podría ser útil?

Con los grupos de llamada, puedes configurar equipos dentro de la empresa. Cuando entra una llamada, todos los dispositivos dentro del grupo sonarán. Quien esté libre o cerca de los teléfonos puede responder la llamada. Puedes asegurarte de que las llamadas de los clientes nunca vayan al buzón de voz. Los grupos de llamadas funcionan bien con otras funciones de VoIP, como el timbre de dispositivos múltiples también.

Buzón de voz

El buzón de voz de VoIP es a la vez similar y superior al buzón de voz habitual. Por un lado, es mucho más flexible. Puedes reenviar los mensajes de voz a tu bandeja de entrada de correo electrónico y gestionar todas las llamadas en una interfaz. Puedes administrar tu buzón de voz visualmente sin tener que llamar a un número específico. ¡Incluso puedes habilitar la transcripción automática para recibir un mensaje de texto del mensaje de voz junto con la grabación original!

Números virtuales

Los números virtuales te permiten comprar números con prefijos específicos. Son números sin líneas telefónicas específicas unidas a ellos. Las empresas utilizan los números virtuales de muchas maneras:

  • Proporcionar números locales a los clientes en un mercado específico. Tus clientes no tienen que pagar porque no tengas una oficina en su región.
  • Evalúa la efectividad de las campañas de marketing proporcionando diferentes números virtuales para que los clientes llamen.
  • Configura múltiples números virtuales que sean específicos para cada producto o servicio que proporciones a los clientes.
  • Comienza a operar en un nuevo mercado incluso si aún no tienes una oficina física.

Directorio de contactos

Un servicio telefónico de VoIP puede integrarse con tu directorio de contactos. Puede almacenar muchos tipos de datos para cada contacto (nombres, números de teléfono, dirección de correo electrónico, etc.). El directorio también puede mostrar el estado de ocupado / disponible para cada contacto, para que no interrumpas a nadie cuando esté ocupado.

Call Center

Piense en el Call Center como una línea especial para las llamadas entrantes antes de dirigirlas a la persona o departamento adecuado. Las colas de ACD son más sofisticadas que los grupos de llamadas. Mientras que los grupos de llamada son una colección simple de extensiones, las colas de ACD están automatizadas. Puedes asignar valores a diferentes agentes en función de su experiencia, conjunto de habilidades, etc. Luego, puedes dirigir automáticamente a las personas que llaman al agente correcto en función de dichos criterios.

Música en espera

¿Alguna vez has llamado a una empresa y has sido puesto en espera? A nadie le gusta cuando sucede, pero es inevitable. No obstante, con el servicio telefónico VoIP puedes mejorar esta experiencia para tus clientes. Personaliza tu música en espera con una selección de canciones o incluso configura tu propia grabación personalizada. Informa a tus clientes sobre los tiempos de espera o los nuevos productos y servicios, mientras esperan a un agente de soporte.

Encaminamiento horario

El enrutamiento horario te permite gestionar llamadas que llegan en otro horario o durante paradas inesperadas. Esto es más útil para las empresas que tienen oficinas o equipos en diferentes zonas horarias. Puedes dirigir a las personas que llaman a la oficina que aún está abierta, aunque la actual ya esté cerrada. ¡Asegúrate de que las personas que llaman nunca vayan al buzón de voz a menos que sea necesario!

Llamada de emergencia

A los servicios telefónicos VoIP les resulta difícil ofrecer llamadas de emergencia, ya que no hay una ubicación asociada a un usuario. Pero los empleados pueden comunicarse con los servicios de emergencia incluso si están lejos de su oficina. Es una medida adicional de seguridad que beneficia a tus empleados cuando más la necesitan.

 

Estas no son las únicas características comerciales que ofrece un servicio telefónico VoIP. Si aún no lo tienes (o incluso si lo tienes), consulta todo lo que puedes hacer con él.

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