Cómo hacer un grupo de llamadas eficiente con VoIP

Publicado en: 2019-03-14 | Categorías: Servicios VoIP

Los grupos de llamadas son una característica antigua en los sistemas telefónicos empresariales. Es una gran herramienta para gestionar las llamadas entrantes dentro de una empresa. Los grupos de llamada en un sistema VoIP son aún más poderosos, ya que ofrecen más opciones para distribuir llamadas entre un grupo de personas.

Antes de sumergirnos en la configuración de uno, entendamos los detalles más importantes de los grupos de llamada y sus beneficios. ¿Cómo trabajan? ¿Por qué querrías uno o más en tu oficina?

¿Qué es un grupo de llamada?

Los grupos de llamada ofrecen una función para que múltiples dispositivos suenen en las llamadas entrantes. Cuando alguien llama a un número que está vinculado a un grupo de llamada, todos los dispositivos incluidos en el grupo sonarán en un orden específico. Puedes ajustar detalles como:

  • La cantidad de dispositivos en el grupo.
  • El orden en que deben sonar.
  • Qué hacer en caso de que nadie conteste la llamada.
  • La duración de la llamada.

¿Quién puede beneficiarse del uso de los grupos de llamada?

Los grupos de llamada tienen varios fines. La primera razón para usar grupos de llamada es garantizar una distribución uniforme de las llamadas entrantes entre un cierto número de personas. Los departamentos como ventas, servicio al cliente, soporte técnico e incluso equipos de proyectos utilizan con frecuencia los grupos de llamada para este propósito.

La segunda razón es asegurarse de que las personas que llaman no tengan que esperar mucho antes de que alguien conteste la llamada. De nuevo, esto es muy útil para el servicio al cliente y los equipos de soporte técnico. Sin embargo, otros grupos como directivos y representantes que manejan clientes de alto valor también usan grupos de llamada por esta razón.

¿Son los grupos de llamada adecuados para una pequeña empresa?

Hoy en día, la mayoría de los ejemplos anteriores se aplican a grandes empresas con muchos empleados y departamentos. Pero los grupos de llamada pueden ofrecer beneficios incluso para una pequeña empresa con media docena de empleados.

Por ejemplo, imagina un negocio con cuatro empleados en la oficina. No hay departamentos, por lo tanto, el trabajo es compartido por todos de acuerdo con su experiencia y responsabilidades diarias. Ni siquiera puedes tener un recepcionista para responder a las llamadas. Con los grupos de llamada, las llamadas entrantes se pueden configurar para que suenen todos los teléfonos de escritorio en la oficina. Quien sea que esté libre y esté más cerca de un dispositivo de llamada puede responderlo.

Considera otra situación. Supongamos que tienes 3 vendedores trabajando en la misma oficina. Quieres que todos ellos tengan la misma oportunidad de cerrar ventas. Puedes configurar un grupo de llamada para que cada llamada entrante pase por cada teléfono hasta que alguien conteste. La siguiente llamada comenzará desde el siguiente dispositivo en línea y así sucesivamente.

¿Cómo hacer un grupo de llamada?

Los grupos de llamada son increíblemente útiles y ofrecen muchos beneficios. Entonces, ¿cómo puedes hacer uno?

Algunos proveedores te dan algunos grupos de llamada para comenzar. Tienes que comprar otros más allá del límite libre. VoIPstudio ofrece esta función a todos los clientes sin coste adicional. ¡Así que crea tantos como necesites!

Hacer y administrar un grupo de llamadas es rápido y fácil. También puedes cambiar los ajustes de configuración en cualquier momento. Agrega usuarios a un grupo específico o elimínalos a medida que los empleados se mueven dentro de la empresa. Incluso puedes habilitarlos y deshabilitarlos por períodos específicos.

Grupos de llamada en VoIPstudio

Dentro de VoIPstudio, los administradores pueden configurar grupos de llamada desde el panel de control en línea. Accede a la opción de grupos de llamada en la configuración. Dale un nombre a tu grupo. Puede ser descriptivo como ‘Ventas’ o ‘Servicio’, etc. Asigna algunos usuarios al grupo (un grupo de llamada necesita al menos 2 usuarios). Luego agrega los números entrantes para este grupo. Puedes vincular varios números al mismo grupo de llamada.

El siguiente paso es seleccionar una estrategia de llamada. El más simple es “Llamar a todos”. Como indica la opción, las llamadas entrantes sonarán en todos los dispositivos dentro del grupo. Otras opciones incluyen Hunt y Memory Hunt. Otros proveedores probablemente tendrán nombres diferentes. También puedes establecer el tiempo de llamada, que define cuánto tiempo sonará cada dispositivo antes de que la llamada pase al siguiente.

Finalmente, puedes configurar las opciones de qué hacer cuando nadie contesta la llamada. ¿Quieres enviarlo al correo de voz o simplemente colgar? También puedes redirigir la llamada a otro grupo de llamada, enviarla a una cola o a un usuario específico. La mayoría de las oficinas no usan la opción de colgar, pero aún está ahí si la quieres.

Por supuesto, el flujo de trabajo será ligeramente diferente para cada proveedor de servicios VoIP. Pero en esencia sigue siendo el mismo. Selecciona los números entrantes, los usuarios dentro del grupo y configura qué hacer con cada llamada.

Explora grupos de llamada para tu empresa y observa cómo pueden ayudarte a administrar las llamadas entrantes. La mayoría de los proveedores ofrecen al menos un puñado de grupos en la mayoría de los paquetes. ¡No dudes en probarlos hoy mismo!