¿Qué es Hosted PBX, o PBX alojado?
¿Alguna vez has buscado un sistema telefónico empresarial que se adapte a tus necesidades? Un hosted PBX puede ser la solución perfecta.
Una definición simple sería: un hosted PBX (también conocido como PBX alojado, o PBX on-premise) es un sistema telefónico basado en la nube, que te permite administrar todas las llamadas de tu empresa sin la necesidad de equipos físicos complejos en tus instalaciones.
Este sistema ha revolucionado la forma en que las empresas administran sus llamadas. A diferencia de los sistemas PBX tradicionales, que requieren la compra y mantenimiento de un hardware específico, un sistema hosted PBX es completamente administrado por un proveedor de VoIP a través de Internet.
El servicio en la nube de una PBX alojada, también conocida como Cloud PBX, realiza el enrutamiento de llamadas, el buzón de voz y todas las demás funciones a través de Internet en lugar de una red local.
Esto no solo reduce los costes de hardware y de mantenimiento de TI. También permite a los empleados trabajar de forma remota mientras usan el sistema telefónico y el número de la empresa, sin estar atados a una ubicación fija.
Con un PBX alojado, obtienes acceso a funciones de telefonía empresarial de gama alta sin el alto coste de un sistema local. La configuración es rápida y sencilla. No necesitas instalar hardware ni gestionar actualizaciones, ya que todo está a cargo del proveedor.
Crecimiento global de sistemas hosted PBX
El mercado global de Hosted PBX está experimentando un crecimiento significativo, según datos de Data Bridge Market Research, se espera que PBX represente UDS 14,06 mil milliones de dólares en 2028.
Durante las últimas dos décadas, el panorama empresarial ha experimentado una transformación drástica. Esta evolución, consecuencia de la pandemia, originó que muchas empresas adoptaron soluciones PBX alojadas para facilitar el trabajo remoto y mantener las comunicaciones ágiles.
Aquellas organizaciones que todavía utilizan PBX tradicionales, como hoteles con líneas fijas en cada habitación, normalmente lo hacen debido a la gran inversión inicial en equipos y software bajo licencia, por los cuales todavía se pagan tarifas.
Está claro que las empresas están evolucionando hacia sistemas más flexibles y es fundamental que los sistemas telefónicos empresariales evolucionen para adaptarse a estos cambios.
Tanto los propietarios de empresas como los administradores de TI valoran las soluciones que, principalmente, funcionen bien. Atrás quedaron los días en los que se dependía de servidores y software PBX obsoletos para ahorrar costes.
Ahora, más que nunca, es importante invertir en tecnología que no sólo optimice la comunicación, sino que también mejore la eficiencia operativa sin comprometer la calidad del servicio.
Diferencias entre hosted PBX y PBX local
Tanto los hosted PBX como los PBX locales ofrecen soluciones de telefonía para empresas. Sin embargo, existen diferencias significativas en cuanto a la ubicación del hardware, la responsabilidad del mantenimiento y los costes generales.
En esta comparativa, analizaremos las características clave de cada opción para ayudarte a elegir la que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.
Ventajas e inconvenientes de hosted PBX
Ubicación del hardware
PBX local: El hardware del sistema PBX se instala en las instalaciones de la empresa, lo que aporta un mayor control sobre la infraestructura y la seguridad.
Hosted PBX: El hardware del sistema PBX se encuentra en un centro de datos remoto operado por el proveedor de servicios, eliminando la necesidad de invertir en hardware y mantenimiento.
Responsabilidad del mantenimiento
PBX local: La empresa es responsable del mantenimiento y las actualizaciones del hardware y software del sistema PBX. Esto puede requerir recursos internos de IT o la contratación de un proveedor externo.
Hosted PBX: El proveedor de servicios es responsable del mantenimiento y las actualizaciones del hardware y software del sistema PBX, liberándote de estas tareas. Esto te permite enfocarte en las operaciones más importantes de tu negocio.
Costes del Hosted PBX
PBX local: Los costes iniciales pueden ser elevados, ya que incluyen la compra de hardware, software, licencias y la instalación. También existen costes continuos de mantenimiento y actualizaciones.
Hosted PBX: El gasto generalmente se basan en un modelo de suscripción mensual, lo que facilita la gestión presupuestaria. No hay costes iniciales de hardware ni software, y el mantenimiento y las actualizaciones están incluidos en la suscripción.
Escalabilidad
PBX local: Los sistemas PBX locales pueden escalarse para adaptarse al crecimiento de la empresa, pero esto puede requerir inversiones adicionales en hardware y software.
Hosted PBX: Los sistemas hosted PBX son escalables de forma automática, ya que el proveedor puede añadir recursos adicionales según sea necesario.
Funciones
PBX local: Ambos tipos de sistemas PBX ofrecen una amplia gama de funciones, como llamadas de voz, correo de voz, conferencias, etc.
Hosted PBX: Sin embargo, los sistemas PBX alojados pueden ofrecer funciones más avanzadas, como integraciones con CRM y herramientas de colaboración, sin la necesidad de inversiones adicionales en hardware o software.
¿Cómo funciona un sistema hosted PBX?
Un sostema PBX alojado utiliza tecnología basada en el Protocolo de Internet (IP) para manejar las comunicaciones de voz.
En lugar de depender de las líneas telefónicas tradicionales, las llamadas se enrutan a través de redes IP mediante VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet). Esto significa que el tráfico de voz puede moverse entre las redes de datos de la empresa, proporcionando una solución más flexible y escalable.
Cuando una empresa aloja una PBX, su sistema telefónico se enruta a un proveedor de VoIP. Los teléfonos fijos tradicionales serán reemplazados por teléfonos VoIP de escritorio, que se conectan a la red de datos existente de la empresa.
Todas las funciones de llamadas y PBX, como enrutamiento, grabación o conferencias, son manejadas por el servicio VoIP en la nube.
La información de la llamada se transmite a través de una red IP al servidor en la nube del proveedor, que luego enruta la llamada de forma segura y eficiente, incluso a una red telefónica pública tradicional (PSTN).
Los usuarios pueden administrar las funciones de llamadas y la configuración del sistema a través de un portal online al que se puede acceder desde cualquier navegador.
Este enfoque no sólo simplifica la gestión del sistema telefónico, sino que también permite a los operadores utilizar cualquier dispositivo habilitado para SIP, proporcionando mayor compatibilidad y flexibilidad.
También, al eliminar la necesidad de hardware físico complejo y colocar las operaciones en la nube, las empresas pueden reducir costos y mejorar la eficiencia operativa.
Beneficios de un sistema PBX alojado
Los sistemas PBX alojados ofrecen una serie de ventajas significativas para las empresas de todos los tamaños, incluyendo:
Flexibilidad
- Escalabilidad: los sistemas PBX alojados pueden escalarse fácilmente para adaptarse al crecimiento de tu empresa, añadiendo o eliminando usuarios según sea necesario. Esto ahorra el enorme coste inicial de comprar un sistema que es demasiado grande para tus necesidades actuales, o la necesidad de realizar cambios costosos más adelante a medida que tu negocio crece.
- Ubicaciones remotas: los empleados pueden acceder al sistema PBX desde cualquier lugar a través de una conexión a Internet, lo que permite el trabajo remoto y la colaboración entre oficinas. Puede resultar especialmente útil para empresas con empleados que viajan con frecuencia o tienen varias ubicaciones.
- Dispositivos compatibles: la mayoría de los sistemas PBX integrados son compatibles con una amplia gama de dispositivos, incluidos teléfonos de escritorio, teléfonos móviles, softphones y ordenadores de escritorio.
Puedes elegir el dispositivo que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa, y a las preferencias de tus empleados.
Fácil configuración y mantenimiento
- Instalación rápida: Los sistemas PBX alojados se pueden instalar y configurar rápidamente, lo que te permite comenzar a usarlos inmediatamente. Esto resulta muy útil para empresas que necesitan un nuevo sistema telefónico rápidamente, o que no tienen los recursos internos para configurar y mantener un sistema PBX existente.
- Mantenimiento mínimo: un proveedor de servicios PBX alojado se encarga de todo el mantenimiento y las actualizaciones de hardware y software, liberándote tiempo y recursos para continuar concentrándose en otras áreas de tu organización.
- Soporte técnico: la mayoría de los proveedores de PBX certificados ofrecen soporte técnico 24 horas al día, 7 días a la semana, lo que te aporta tranquilidad en caso de que tengas problemas con tu sistema.
Optimización
- Flexibilidad: Otra característica importante es que ofrecen una amplia variedad de funciones personalizables, lo que permite configurar el sistema para satisfacer las necesidades específicas de tu negocio incluyendo menús interactivos, colas de llamadas, grabación de llamadas, etc.
- Administración web: Muchos de los sistemas PBX alojados se pueden administrar a través de una interfaz web fácil de usar. Esto ayuda a realizar cambios en la configuración del sistema sin necesidad de conocimientos técnicos.
- Panel de control: Los paneles de control ofrecen información en tiempo real sobre el uso del sistema, lo que permite identificar y abordar problemas potenciales.
Fiabilidad
- Redundancia: Están alojados en centros de datos redundantes, lo que significa que tu sistema seguirá funcionando incluso en caso de un corte de energía u otro problema en un centro de datos.
- Alta disponibilidad: Un gran porcentaje de los proveedores de Hosted PBX ofrecen un SLA (Acuerdo de nivel de servicio) que garantiza alta disponibilidad, lo que significa que puede estar seguro de que su sistema estará disponible cuando lo necesite.
- Recuperación ante desastres: Esto es muy importante ya que si tuviéramos un gran problema con nuestro sistema, nos ofrecen programas de recuperación ante desastres para ayudarlo a restaurar su sistema en caso de un desastre mayor.
¿Por qué deberías cambiarte a un sistema alojado de PBX?
Datos importantes sobre sistemas de PBX alojados:
- Ahorra hasta un 70% en costes telefónicos: Elimina los gastos en equipos, instalación, mantenimiento y tarifas de llamadas tradicionales, lo que puede suponer ahorrar hasta un 70% en costes de telefonía empresarial.
- Disminuye el tiempo de espera.
- Aumenta la satisfacción del cliente..
- Impulsa la colaboración.
Si estás pensando en ampliar tu equipo o abrir una nueva oficina, una sistema PBX tradicional puede convertirse en una lenta instalación de nuevos teléfonos y ampliaciones.
Con un sistema alojado de PBX, puedes crear nuevos números y líneas casi al instante, manteniendo tu negocio funcionando sin problemas.
Mantener un PBX tradicional no es fácil: necesitarías a alguien que se dedique únicamente a esto, lo que implica un gran coste, además de costes de equipo, mantenimiento y reparación.
Con un Hosted PBX, todas estas responsabilidades diarias recaen en el proveedor, no en el personal interno, lo que hace ahorrar dinero y molestias.
Casos de uso de hosted PBX
Startups
Para empezar, es una solución excelente si necesitas una solución de comunicación rápida y escalable sin las complejidades de la infraestructura. Te permite añadir líneas y extensiones instantáneamente, lo cual es excelente cuando tu equipo crece rápidamente.
También reduces costes de compra equipos y contratación de técnicos especialistas. Al estar basado en la nube, tu equipo puede trabajar desde cualquier lugar, manteniendo la flexibilidad y navegación requeridas en el entorno dinámico de una startup.
Trabajadores remotos
Este sistema permite a tus empleados manejar llamadas y conexiones desde cualquier lugar con acceso a Internet, garantizando que todos permanezcan conectados, independientemente de su ubicación.
Una PBX alojada facilita la implementación de nuevos empleados y la expansión a nuevas instalaciones sin los altos costes y complejidades de una infraestructura física. Las operaciones y la configuración se realizan online, lo que aporta eficiencia y descentralización.
Múltiples oficinas
Si tu empresa tiene varias oficinas, sería ideal para conectar todas las ubicaciones de manera eficiente. Esta infraestructura en la nube te permite controlar todas las comunicaciones desde una única plataforma, eliminando la necesidad de hardware físico en cada estación de trabajo.
Los empleados pueden comunicarse sin problemas, sin importar dónde se encuentren, utilizando extensiones internas como si estuvieran en la misma ubicación.
¿Cómo el sistema PBX de VoIPstudio puede beneficiar a tu empresa?
Con VoIPstudio, tu empresa puede deshacerse de los costosos equipos telefónicos tradicionales y pasarse a un sistema telefónico flexible y escalable que funciona a través de internet.
Estas son algunas funciones avanzadas que puedes encontrar en la plataforma:
- Centralita virtual: Permite gestionar las llamadas entrantes y salientes de manera eficiente desde una interfaz centralizada.
- Grabación de llamadas ilimitada: Ideal para cumplir con requisitos legales y de formación, permite grabar y almacenar llamadas sin límite.
- Operadora automática IVR: Dirige las llamadas entrantes a la extensión o departamento adecuado mediante un sistema automatizado de menús de voz.
- Colas ACD: Distribuye eficientemente las llamadas entrantes entre los agentes disponibles, mejorando la atención al cliente y reduciendo tiempos de espera.
- Enrutamiento avanzado de llamadas: Configura reglas de enrutamiento de llamadas basadas en horarios o criterios específicos para optimizar la gestión de llamadas.
- Música en espera personalizada: Ofrece una experiencia más agradable a los clientes mientras esperan con mensajes o música personalizados.
- Integración con CRMs y aplicaciones: Permite integrarse con sistemas CRM populares como Salesforce y Zoho, facilitando la gestión de contactos y la automatización de procesos.
- Aplicaciones móviles y softphones: Proporciona flexibilidad al permitir a los usuarios realizar y recibir llamadas desde sus dispositivos móviles o portátiles.
- Análisis avanzados: Ofrece paneles de control y herramientas de análisis para monitorizar KPIs del call center, como tiempos de espera y rendimiento de agentes.
- Seguridad y protección: Incluye funciones como la protección contra fallos de red y la seguridad en llamadas de emergencia para cumplir con normativas específicas y garantizar la seguridad.
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Preguntas frecuentes sobre Hosted PBX
– ¿Cuánto cuesta un sistema de PBX alojado?
El coste de un sistema Hosted PBX puede variar según el proveedor y las características elegidas. VoIPstudio ofrece planes a partir de 3,99 € al mes por usuario, con funciones avanzadas incluidas como grabación de llamadas, centralita virtual y soporte técnico 24/7.
– ¿Cuál es la principal diferencia entre PSTN y hosted PBX?
La principal diferencia entre PSTN y hosted PBX radica en la infraestructura y la gestión del sistema telefónico. PSTN utiliza líneas físicas tradicionales y equipos propios, mientras que hosted PBX funciona a través de la nube, gestionado remotamente por un proveedor, sin necesidad de hardware local en las instalaciones del usuario.
– ¿Cómo conseguir un hosted PBX?
– ¿Qué es PBX y para qué sirve?
Si alguna vez llamaste a una empresa y redirigieron tu llamada, escuchaste un saludo personalizado o estuviste en espera, ya has usado un sistema PBX (central telefónica privada).
Un PBX es un sistema de enrutamiento telefónico que conecta varias extensiones de una oficina entre sí y a un pequeño número de líneas externas.
