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Imagínate la vida sin enviar mensajes de texto en el mundo moderno. La mayoría de las personas prefieren los mensajes de texto en lugar de las llamadas para obtener respuestas rápidas, reconocimiento instantáneo y no molestar innecesariamente al destinatario. Sin embargo, enviar mensajes de texto no se limita a las relaciones personales.
Muchos consumidores prefieren comunicarse con las empresas a través de mensajes de texto. Comprarán a empresas que faciliten al máximo hacerlo. Tus clientes no van a esperar hasta que vuelvas a la oficina y respondas a sus consultas. Si tu empresa no responde, se irán a otra parte.
¿Sabías que la mayoría de los correos electrónicos y mensajes de voz no se abren? En otras palabras, la mayoría de tus clientes nunca ven sus mensajes. Los textos, sin embargo, se abren aproximadamente el 99% de las veces. Y la gente también responde muy rápido: el tiempo medio de respuesta es de 90 segundos. En la misma línea, alrededor del 89% de los consumidores dicen que prefieren enviar mensajes de texto a una empresa y prefieren recibir un mensaje de texto que llamadas de las empresas.
¿Por qué enviar mensajes de texto es el método preferido de comunicación en la actualidad? La respuesta es bastante simple: los textos son visibles, destacan en un smartphone, que es lo que la mayoría de la gente usa para comunicarse. Tus clientes reciben muchos más correos electrónicos en su bandeja de entrada que mensajes de texto. Es más probable que activen las notificaciones de mensajes de texto y las desactiven para los correos electrónicos. Además, también ayuda que los textos no tengan que pasar los filtros.
Hasta hace unos años cuando hablábamos de mensajes instantáneos o mensajes de texto estaba claro que nos referíamos únicamente a los SMS. Pero hoy en día existen otras plataformas de mensajería instantánea ampliamente utilizadas. Whatsapp y Telegram son las plataformas con un uso más genérico, pero muchas redes sociales disponen de su propia mensajería, como Facebook, Instagram o LinkedIn. Pero ¿cuál es el sistema de mensajería más adecuado en tu negocio?
Los mensajes SMS siguen siendo un mecanismo extendido y confiable, ya que todos los teléfonos pueden recibir SMS sin necesidad de instalar ninguna app adicional. Otra gran ventaja de los SMS es que en muchos casos se puede conocer si el SMS ha sido entregado o no. Por este motivo son ampliamente utilizados para comunicaciones formales como el envío códigos de verificación, verificación de operaciones bancarias, activación de servicios, confirmación o recordatorios de citas.
Los mensajes Multimedia fueron una “mejora” sobre los mensajes de texto con el fin de permitir contenido multimedia, Imágenes, GIF, sonido o vídeos. Tienen las mismas características que los SMS, pero permiten contenido más visual. Esto los hace idóneos para campañas de publicidad o marketing, aunque su uso ya no está muy extendido.
Aunque la popularidad de cada app depende del país, Whatsapp tiene más de 2 mil millones de usuarios activos a nivel mundial, Fue la plataforma de mensajería más utilizada en 2022 frente a otras aplicaciones similares como Telegram o Signal.
El amplio uso de estas plataformas hace que muchas empresas las incorporen como método de comunicación con sus clientes. De esta manera pueden resolver dudas de manera rápida y directa, y cerrar sus ventas. Además las capacidades multimedia de estos mensajes instantáneos hacen que sea un método de comunicación ideal para notificar promociones o realizar campañas publicitarias gracias a un contenido más visual que los SMS.
En contrapartida a la accesibilidad de estas apps y la posibilidad de ocultarse, hace que también se hayan extendido los fraudes dentro de estas plataformas. Es por esto que los “antiguos” SMS aún se utilizan para notificaciones más formales, mientras el uso de esta mensajería a nivel empresarial ha quedado acotado a usos publicitarios o como método de contacto alternativo.
Otra gran ventaja de este tipo de mensajería instantánea es la facilidad para crear automatismos. Por ejemplo, Whatsapp dispone de una plataforma para empresas,WhatsApp Business, pensada especialmente para cuentas de negocios con la que se pueden realizar automatismos, programar notificaciones automáticas o conectar bots. De esta forma se pueden automatizar y simplificar los procesos de tu negocio. Conoce cómo conectar tus números de empresa con WhatsApp Business en nuestro post.
Todas las redes sociales incluyen servicios de mensajería instantánea. Incluso en algunos casos como es el de Facebook Messenger, está mensajería puede ser utilizada independientemente de la red social.
Este medio de comunicación es ideal para comunicarte con tus clientes dentro del contexto de la red social. Por ejemplo si realizas promociones en Instagram o Facebook, puedes comunicarte con tus clientes dentro de la misma. O si dispones de un perfil de empresa en LinkedIn, puedes responder a consultas dentro de la misma.
Si dispones de una plataforma de telefonía VoIP, seguramente incluye mensajería interna, además de otras funciones como videoconferencia o escritorio remoto. Este es el caso de VoIPstudio, Microsoft Teams, Skype for Business u otras aplicaciones similares.
Estas herramientas son las idóneas para comunicaciones internas ya que son herramientas corporativas especialmente diseñadas para el trabajo en equipo y no sistemas de mensajería públicos sobre los que nuestra organización no tiene ningún control.
Ahora sabes que enviar mensajes de texto es fundamental para tu empresa. Pero ya has invertido en un sistema telefónico VoIP que maneja todas tus comunicaciones de voz sin problemas. ¿Puedes enviar mensajes de texto a números de VoIP desde tu sistema? ¿Tus clientes pueden enviar mensajes de texto a tu número de VoIP? La respuesta a ambas preguntas es sí.
Así como VoIP te permite hacer llamadas a través de Internet a cualquier teléfono fijo, móvil o VoIP, puedes hacer lo mismo con los mensajes de texto. Los mensajes de texto VoIP utilizan un número virtual para enviar y recibir mensajes de texto. No necesitas un teléfono móvil o un plan telefónico tradicional para enviar mensajes de texto a VoIP. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet y una aplicación de VoIP que admita mensajes SMS y MMS.
Con los mensajes de texto VoIP, puedes comunicarte con los miembros del equipo y los clientes desde cualquier lugar. No necesitas un teléfono móvil solo para enviar mensajes de texto o incluso un plan telefónico. Básicamente, puedes usar VoIP tanto para llamadas comerciales como para mensajes de texto usando el mismo número.
Hay dos formas de habilitar los mensajes de texto VoIP para tu empresa:
Varios de los proveedores de VoIP (no todos) ofrecen la función de envío/recepción de mensajes de texto a sus clientes. Algunos pueden tener limitaciones específicas, como no enviar mensajes de texto a números gratuitos, o no recibir SMS tipo B2C. O pueden requerir añadir un plan de mensajería premium, lo que supone un coste adicional. De manera similar a los planes de llamadas, puedes elegir entre mensajería ilimitada y planes de pago por uso para mensajes de texto.
Antes de buscar un proveedor externo, consulta con tu proveedor de servicios de voz actual para ver si los mensajes de texto VoIP son una opción.
Hay muchos proveedores que ofrecen planes de mensajes de texto con numeración VoIP independientes que vienen con un número nuevo. Es una buena opción para las empresas que aún no tienen un número de VoIP y quieren uno para mensajes de texto de VoIP.
La mayoría de los proveedores también permitirán enviar mensajes de texto en tu número de teléfono actual si quieres utilizar el mismo número que ya tienes.
En el fondo, los mensajes de texto VoIP funcionan de la misma manera que hacer llamadas VoIP. Debes contratar la tarifa adecuada de VoIP y descargar la aplicación en cualquier dispositivo conectado a Internet.
Tras esto, ya puedes enviar y recibir mensajes de texto como lo harías con un plan de servicio normal. Nadie tiene que saber que estás usando otra cosa que no sea un teléfono móvil para enviar mensajes de texto. La conexión a Internet en el dispositivo específico reemplazará la necesidad del servicio de telefonía móvil.
Desde el punto de vista del destinatario, no sabrán que tu equipo no está usando un teléfono móvil. Tus empleados pueden compartir números de VoIP para que varias personas puedan enviar mensajes de texto a los clientes.
En VoIPstudio una vez activada la funcionalidad de SMS, los usuarios podrán mandar y recibir SMS desde su acceso web, app de ordenador, app de móvil o extensión de google Chrome.
Consulta nuestro manual de usuario online para enviar sms desde la app de VoIPstudio.
La disponibilidad de la función de SMS en tu número VOIP dependerá de tu operador de telefonía y de sus capacidades. Es posible que en algunos números o países no se pueda activar la función de SMS entrante y/o saliente. Te recomendamos contactar con tu operador para confirmar la disponibilidad de esta función.
¿En qué se diferencia el envío de mensajes de texto VoIP del uso de un teléfono móvil tradicional para enviar mensajes de texto? La mensajería de texto a VoIP ofrece muchas ventajas, que incluyen:
Si ya has invertido en una plataforma de voz basada en VoIP, sabes que cambiar a llamadas VoIP le ahorra mucho dinero. Lo mismo ocurre con los mensajes de texto VoIP. Si bien pagarás los planes de mensajes de texto de VoIP, es probable que sea más económico que un plan de servicio de un operador de red tradicional.
Teniendo en cuenta el volumen de mensajes de texto que tu empresa enviará a diario, el ahorro se notará. Si necesitas enviar mensajes de texto a nivel internacional, los mensajes de texto VoIP son aún más rentables.
Otro beneficio enorme y a menudo subestimado es la capacidad de automatizar textos. Puedes programar mensajes, personalizarlos e incluso personalizar las respuestas en función de desencadenantes específicos. La automatización te permite enviar mensajes de texto para promociones, ofertas especiales, reseñas de clientes, recordatorios de reuniones y mucho más sin tener que empezar desde cero cada vez. En lugar de necesitar varios empleados para enviar mensajes masivos, puedes implementarlos en otro lugar.
La mayoría de las empresas tienen un número de teléfono exclusivo para recibir asistencia al cliente o llamadas de asistencia técnica. Es posible que tengas un pequeño equipo que responda las preguntas de los clientes, pero todas las llamadas entrantes van a una sola cola. Puedes hacer lo mismo con los mensajes de texto VoIP.
Supón que configuras una línea dedicada para tu servicio al cliente o equipos de ventas. Dependiendo del volumen de mensajes de texto, querrás que más de una persona controle los mensajes de texto entrantes y responda a los clientes.
Los mensajes de texto VoIP permiten que varios miembros del equipo accedan a un panel común donde pueden ver todos los mensajes entrantes. Los usuarios también pueden ver cuando alguien más está escribiendo para que no termine enviando varios mensajes a la misma persona.
Los mensajes de texto suelen ser limitados cuando se trata de llegar a cientos de clientes. Es una interacción uno a uno. Si bien puedes enviar un mensaje grupal, a menudo estás limitado en cuanto al tamaño de los grupos. Otro inconveniente de la mensajería grupal es que todos en el grupo pueden ver a otros destinatarios, lo que no es ideal en un contexto empresarial.
Los mensajes de texto VoIP te permiten enviar mensajes de texto a gran escala. Puedes enviar mensajes a miles de clientes a la vez. Incluso puedes segmentar tu audiencia y enviar mensajes personalizados según los factores que especifiques.
Quizás la mejor característica de los mensajes de texto VoIP es la capacidad de administrar tus mensajes de texto online. Los usuarios pueden ver y administrar todos sus mensajes de texto desde un panel conveniente, tal como lo hacen con las llamadas. Envía mensajes de texto desde un teléfono de escritorio, mira las respuestas en un portátil y programa mensajes de texto desde tu dispositivo móvil. Es mucho más conveniente que tener que buscar un teléfono móvil cada vez que necesitas enviar un mensaje a alguien.
Un buen número de sistemas VoIP enviarán una copia de los mensajes de SMS a la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Podrás así consultar rápidamente estas comunicaciones sin necesidad de abrir tu app de telefonía o acceder a tu panel de control web.
Las respuestas predefinidas, etiquetadas de manera diferente según el proveedor, permiten a los usuarios ahorrar tiempo al responder a los mensajes de texto. Puedes crear una biblioteca de respuestas de la que los usuarios pueden seleccionar una al responder a los mensajes de texto de los clientes. Incluso puedes crear respuestas personalizadas que autocompleten el nombre / número o que activen ciertas acciones basadas en las palabras clave.
Un buen número de sistemas VoIP reenviarán los mensajes de voz a la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Puedes leer una transcripción del correo de voz original sin tener que escuchar el mensaje completo. Esta función permite a los usuarios responder a los mensajes de voz más rápido, especialmente si se encuentran en un entorno ruidoso.
Después de habilitar los mensajes de texto VoIP, puedes reenviar los mensajes de voz entrantes a tu bandeja de entrada de mensajes de texto. Para los empleados que viajan con frecuencia, enviar mensajes de texto puede ser una forma más fiable y rápida de responder al buzón de voz y asegurarse de que ningún mensaje se pierda.
Supón que envías con frecuencia mensajes solicitando reseñas después de una interacción con el cliente. El mensaje de texto contiene un enlace a tu sitio web y una breve nota para el cliente. Es un formato estándar. ¿Por qué tus empleados deberían escribir el mismo mensaje cada vez? Puedes utilizar plantillas personalizadas para enviar mensajes de texto rápidamente. No solo lo haces al mismo tiempo (cuando envía miles de mensajes de texto), sino que también garantizas la precisión, para que los usuarios no envíen accidentalmente el enlace incorrecto a los clientes.
Apreciarás la posibilidad de programar mensajes de texto con días, semanas o incluso meses de antelación con los mensajes de texto VoIP. Significa que puedes planificar campañas publicitarias y otros proyectos con anticipación, asegurándote de no exceder los plazos. Puedes automatizar este proceso y establecer una fecha y hora específicas para enviar los mensajes de texto, ajustándolos con días festivos u otras ocasiones especiales.
Hay muchas formas en las que puedes utilizar los mensajes de texto VoIP con fines comerciales. Enviar mensajes de texto a través de VoIP es rápido y fácil. Dado que la mayoría de los consumidores prefieren enviar mensajes de texto a cualquier otra forma de comunicación, los mensajes de texto VoIP ofrecen las mejores tasas de apertura, tasas de respuesta y mejora la satisfacción del cliente.
Los mensajes de texto no son solo para uso externo, como comunicarte con tus clientes. Puedes usarlo internamente entre equipos y ayudar a los empleados a comunicarse con sus compañeros en diferentes zonas horarias. Es especialmente útil si tienes oficinas repartidas por todo el mundo.
Los mensajes de texto VoIP pueden ser útiles de dos maneras:
1. Ayuda a tu equipo de ventas a ahorrar tiempo
Utiliza mensajes de texto para enviar enlaces de calendario, lo que permite a los destinatarios elegir la hora que mejor se adapte a sus necesidades. Una vez confirmada la reunión, programa el envío de recordatorios 15 minutos o una hora antes. También puedes enviar textos de seguimiento con información importante como notas, detalles del contrato y otros enlaces. Dado que puedes automatizar la mayoría de estos textos, tus agentes de ventas no pierden el tiempo.
2. Contactar y convertir clientes potenciales
Comunícate con posibles clientes potenciales a través de mensajes de texto para mejorar las tasas de apertura y respuesta. Supón que tienes una página donde los clientes pueden solicitar un presupuesto. En lugar de simplemente enviarlo por correo electrónico (donde se pierde en la bandeja de entrada de alguien), envíale además un mensaje de texto. También puedes hacer un seguimiento de un email con mensajes de texto, especialmente cuando te diriges a una reunión para recibir mensajes de ida y vuelta más rápidos.
Las empresas pueden mejorar tu experiencia de atención al cliente al incluir mensajes de texto VoIP en su conjunto de herramientas. El uso de un enfoque multicanal permite a tus clientes utilizar la opción que se adapte a sus necesidades en ese momento.
Como puedes ver, puedes ser creativo al utilizar los mensajes de texto VoIP para mejorar la experiencia de servicio al cliente. Dependiendo de la industria y la demografía de tu audiencia, puedes usar los mensajes de texto para convertirte en una empresa centrada en el cliente.
Con la adaptación al trabajo remoto, muchas empresas tienen dificultades para contratar y retener empleados. Los trabajadores están reconsiderando sus objetivos profesionales y exigen mejores condiciones laborales. Si quieres encontrar y conservar el mejor talento, debes actuar con rapidez y los mensajes de texto pueden ayudar a los representantes de recursos humanos durante todo el proceso de contratación.
La ventaja de los mensajes de texto VoIP es que tu equipo de reclutamiento puede enviar mensajes de texto a los candidatos sin tener que usar sus números personales. Si recibes preguntas o mensajes de posibles candidatos, los reclutadores pueden responder de inmediato. No es necesario esperar hasta que abra la oficina.
Al igual que con las reuniones de ventas, puedes enviar mensajes de texto a modo de recordatorios a los candidatos antes de las entrevistas. Si tu empresa, como casi todos los demás, realiza entrevistas online, proporciona un enlace para comenzar la entrevista o cambia la hora si es necesario.
Después de una entrevista prometedora, mantente en contacto con posibles contrataciones a través de mensajes de texto. Invítales a que te hagan preguntas o comentarios sobre el proceso de la entrevista. Esto te permite ajustar rápidamente el proceso de la entrevista.
Incluso si un candidato no consigue el trabajo, mantente en contacto con los mejores talentos y envía mensajes de texto sobre oportunidades potenciales. Invítalos a seminarios, conferencias y otras oportunidades para establecer contactos. Nunca se sabe qué puesto deberás ocupar en el futuro.
Por supuesto, puedes hacer todo esto con una llamada o un correo electrónico, pero enviar mensajes de texto es rápido y es más probable que obtengas una respuesta de los candidatos. Se acabaron las llamadas perdidas, dejar mensajes de voz con la esperanza de obtener una respuesta o enviar docenas de correos electrónicos sin respuesta.
Después de encontrar buenos talentos, tu próximo desafío es retenerlos. El compromiso de los empleados es una prioridad para las empresas, especialmente cuando los trabajadores no llegan a la oficina durante meses y meses. Si bien el trabajo a distancia ofrece algunos beneficios, una consecuencia muy real es que el personal puede sentirse desconectado de sus compañeros de trabajo. La formación de equipos se vuelve crucial cuando los miembros no pueden reunirse en un espacio físico.
En lugar de enviar inmensas newsletters por email, celebra los logros de los empleados con mensajes breves. Puedes segmentar tu audiencia por departamento o equipos para enviar información relevante al destinatario correcto. Utiliza MMS de VoIP para enviar imágenes o videoclips cortos también.
Los equipos también pueden usar los mensajes de texto para organizar horas de café improvisadas los viernes o reunirse en línea para una hora feliz virtual. Puedes tener comidas de equipo antes de las vacaciones o enviar cestas de regalo a los trabajadores..
Otra forma de incorporar los mensajes de texto es utilizándolos para programar reuniones. A menudo, es mucho más rápido organizar una reunión ad-hoc por mensaje de texto que por correo electrónico. Para reuniones más largas, divide las sesiones y utiliza los textos para realizar encuestas divertidas o para solicitar opiniones. Puede ser una forma divertida de aliviar el estrés y el aburrimiento, especialmente cuando participan diferentes departamentos. Si bien la mayoría de las empresas se esfuerzan por evitar reuniones largas, a veces son inevitables. Utiliza los mensajes de texto VoIP para hacer que las reuniones sean divertidas.
Muchas empresas organizan o participan en conferencias, seminarios y otras sesiones informativas de la industria. Una vez más, los mensajes de texto VoIP son una herramienta poderosa que puedes aprovechar para obtener respuestas rápidas e inmediatas de los participantes.
Los mensajes de texto VoIP te permiten enviar mensajes a muchas personas a la vez. Por lo tanto, no importa el tamaño de la conferencia o el número de participantes, puedes ampliar o reducir fácilmente según sea necesario.
A veces es necesario enviar actualizaciones masivas a diferentes grupos de personas. Estos mensajes no necesitan ser personalizados, simplemente ofrecen información a todos los miembros del grupo.
Para dar un ejemplo, supón que tu empresa está experimentando retrasos en el envío que afectan la cadena de suministro de tus productos. Puedes enviar un mensaje de texto masivo a todos tus proveedores, socios y clientes actuales informándoles del retraso.
También puedes usar mensajes de texto masivos en otras situaciones:
Puedes utilizar los mensajes de texto VoIP en toda la organización y mejorar la productividad en todos los ámbitos. Dejando a un lado el ahorro de tiempo y costes, tus clientes lo esperan de ti. Las respuestas lentas a los clientes se traducen en ventas perdidas y relaciones dañadas. ¿Por qué arriesgarse cuando tienes una herramienta a mano para evitar retrasos en la comunicación?
Cuando consideras todos los beneficios de los mensajes de texto VoIP, es prácticamente una obviedad. Ya tengas un sistema VoIP existente para llamadas de voz o no, añadir mensajes de texto es un proceso rápido y simple. Algunos proveedores ofrecerán una prueba de 2 semanas o incluso más para que pueda probar el servicio.
Al igual que con las llamadas VoIP, puedes comenzar poco a poco y escalar según sea necesario. No tienes que comprometerte con un contrato específico o una cantidad de mensajes. Comienza con un plan de pago por uso y cambia a ilimitado si la situación lo requiere. Incluye los mensajes de texto en tus herramientas de atención al cliente multicanal y comprueba la diferencia en tus procesos comerciales.
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