Mensajes de Texto VoIP. Guía de Uso + Ejemplos

Imagínate la vida sin la posibilidad de enviar mensajes de texto. Para la muchas personas, los mensajes de texto se han convertido en una herramienta importante para comunicarse de manera rápida y eficiente. Esto también aplica al ámbito empresarial, donde los clientes esperan respuestas inmediatas y sin complicaciones.

Pero, ¿podemos enviar mensajes de texto a números VoIP? La respuesta es sí, y en este artículo te explicamos cómo funciona y cuáles son los beneficios para tu empresa.

El valor de usar mensajes de texto para empresas

¿Sabías que la mayoría de los correos electrónicos y mensajes de voz no se abren? En otras palabras, la mayoría de tus clientes nunca ven sus mensajes. Los textos, sin embargo, se abren aproximadamente el 99% de las veces. Y la gente también responde muy rápido: el tiempo medio de respuesta es de 90 segundos.

En la misma línea, alrededor del 89% de los consumidores dicen que prefieren enviar mensajes de texto a una empresa y prefieren recibir un mensaje de texto que llamadas de las empresas.

¿Por qué enviar mensajes de texto es el método preferido de comunicación en la actualidad? La respuesta es bastante simple: los textos son visibles, destacan en un smartphone, que es lo que la mayoría de la gente usa para comunicarse.

Tus clientes reciben muchos más correos electrónicos en su bandeja de entrada que mensajes de texto. Es más probable que activen las notificaciones de mensajes de texto y las desactiven para los correos electrónicos. Además, también ayuda que los textos no tengan que pasar los filtros.

Qué son los mensajes de texto VoIP 

Los mensajes de texto VoIP (Voice over Internet Protocol) son mensajes que se envían y reciben utilizando una conexión a Internet en lugar de una red de telefonía tradicional. Estos mensajes emplean un número virtual para comunicarse, lo que significa que no necesitas un teléfono móvil ni un plan de servicio telefónico tradicional. Basta con una aplicación compatible con VoIP y una conexión a Internet para empezar.

Ahora sabes que enviar mensajes de texto es fundamental para tu empresa. Pero ya has invertido en un sistema telefónico VoIP que maneja todas tus comunicaciones de voz sin problemas.

Con los mensajes de texto VoIP, puedes comunicarte con los miembros del equipo y los clientes desde cualquier lugar. 

Ejemplo:

Un restaurante puede utilizar un número VoIP para enviar confirmaciones de reservas por SMS. Esto permite centralizar la comunicación en una sola plataforma sin depender de un dispositivo físico.

Tipos de mensajería de texto

Hasta hace unos años cuando hablábamos de mensajes instantáneos o mensajes de texto estaba claro que nos referíamos únicamente a los SMS. Pero hoy en día existen otras plataformas de mensajería instantánea ampliamente utilizadas. Whatsapp y Telegram son las plataformas con un uso más genérico, pero muchas redes sociales disponen de su propia mensajería, como Facebook, Instagram o LinkedIn. Pero ¿cuál es el sistema de mensajería más adecuado en tu negocio?

SMS (Short Message System)

Los mensajes SMS siguen siendo un mecanismo extendido y confiable, ya que todos los teléfonos pueden recibir SMS sin necesidad de instalar ninguna app adicional. Otra gran ventaja de los SMS es que en muchos casos se puede conocer si el SMS ha sido entregado o no. Por este motivo son ampliamente utilizados para comunicaciones formales como el envío códigos de verificación, verificación de operaciones bancarias, activación de servicios, confirmación o recordatorios de citas.

MMS (Multimedia Message System)

Los mensajes Multimedia fueron una “mejora” sobre los mensajes de texto con el fin de permitir contenido multimedia, Imágenes, GIF, sonido o vídeos. Tienen las mismas características que los SMS, pero permiten contenido más visual. Esto los hace idóneos para campañas de publicidad o marketing, aunque su uso ya no está muy extendido.

WhatsApp, Telegram o Signal

Aunque la popularidad de cada app depende del país, WhatsApp tiene más de 2 mil millones de usuarios activos a nivel mundial.

El amplio uso de estas plataformas hace que muchas empresas las incorporen como método de comunicación con sus clientes. De esta manera pueden resolver dudas de manera rápida y directa, y cerrar sus ventas. Además las capacidades multimedia de estos mensajes instantáneos hacen que sea un método de comunicación ideal para notificar promociones o realizar campañas publicitarias gracias a un contenido más visual que los SMS. 

Otra gran ventaja de este tipo de mensajería instantánea es la facilidad para crear automatismos. Por ejemplo, Whatsapp dispone de una plataforma para empresas,WhatsApp Business, pensada especialmente para cuentas de negocios con la que se pueden realizar automatismos, programar notificaciones automáticas o conectar bots.

De esta forma se pueden automatizar y simplificar los procesos de tu negocio. Conoce en este post cómo conectar tus números de empresa con WhatsApp Business. 

Mensajería en las redes sociales

Todas las redes sociales incluyen servicios de mensajería instantánea. Incluso en algunos casos como es el de Facebook Messenger, está mensajería puede ser utilizada independientemente de la red social.

Este medio de comunicación es ideal para comunicarte con tus clientes dentro del contexto de la red social. Por ejemplo si realizas promociones en Instagram o Facebook, puedes comunicarte con tus clientes dentro de la misma. O si dispones de un perfil de empresa en LinkedIn, puedes responder a consultas dentro de la misma.

Herramientas de mensajería instantánea

Si dispones de una plataforma de telefonía VoIP, seguramente incluye mensajería interna, además de otras funciones como videoconferencia o escritorio remoto. Este es el caso de VoIPstudio, Microsoft Teams, Skype for Business u otras aplicaciones similares.

Comienza a usar mensajes de texto en VoIP con la prueba gratuita de VoIPstudio.

Cómo funcionan los SMS en VoIP

En el fondo, los mensajes de texto VoIP funcionan de la misma manera que hacer llamadas VoIP. Debes contratar la tarifa adecuada de VoIP y descargar la aplicación VoIP en cualquier dispositivo conectado a Internet.

El destinatario no notará la diferencia, ya que los mensajes llegan como si fueran enviados desde un teléfono tradicional.

En VoIPstudio una vez activada la funcionalidad de SMS, los usuarios podrán mandar y recibir SMS desde su acceso web, app de ordenador, app de móvil o extensión de Google Chrome.

Consulta nuestro manual de usuario online para enviar sms desde la app de VoIPstudio.

Ventajas de enviar mensajes de texto a números VoIP

¿En qué se diferencia el envío de mensajes de texto VoIP del uso de un teléfono móvil tradicional para enviar mensajes de texto? La mensajería de texto a VoIP ofrece muchas ventajas, que incluyen:

Costes reducidos

Si ya has invertido en una plataforma de voz basada en VoIP, sabes que cambiar a llamadas VoIP te ahorra mucho dinero.

Los mensajes de texto VoIP suelen ser más económicos que los planes de mensajería tradicionales, especialmente para envíos masivos o internacionales.

Automatización

Puedes programar envíos, personalizar mensajes y automatizar respuestas con desencadenantes específicos, mejorando la eficiencia operativa.

La automatización te permite enviar mensajes de texto para promociones, ofertas especiales, reseñas de clientes, recordatorios de reuniones y mucho más sin tener que empezar desde cero cada vez. 

Números de teléfono compartidos

La mayoría de las empresas tienen un número de teléfono exclusivo para recibir asistencia al cliente o llamadas de asistencia técnica.

Permite que varios empleados utilicen el mismo número para responder a consultas, optimizando la gestión de mensajes.

Enviar mensajes de texto a gran escala

Los mensajes de texto VoIP te permiten enviar mensajes de texto a gran escala. Puedes enviar mensajes a miles de clientes a la vez. Incluso puedes segmentar tu audiencia y enviar mensajes personalizados según los factores que especifiques.

Gestión de mensajes centralizada

Los mensajes de texto VoIP tienen la capacidad de administrar tus mensajes de texto online. Los usuarios pueden ver y administrar todos sus mensajes de texto desde un panel conveniente, tal como lo hacen con las llamadas.

Puedes envíar mensajes de texto desde un teléfono de escritorio, ver las respuestas en un portátil y programa mensajes de texto desde tu dispositivo móvil. 

Mensajes VoIP y CRM: Una integración esencial

La integración de los mensajes de texto VoIP con un CRM (Customer Relationship Management) puede ser un cambio significativo para las empresas. Esta combinación permite centralizar, automatizar y optimizar la comunicación con los clientes de manera eficiente, mejorando la productividad y la experiencia del cliente.

• Historial de interacciones: Registra automáticamente todas las conversaciones en la ficha del cliente, facilitando el seguimiento y asegurando que toda la información relevante esté disponible en un solo lugar.

• Segmentación avanzada: Permite enviar mensajes personalizados basados en los datos del cliente, como historial de compras, preferencias y comportamiento, aumentando la efectividad de las campañas.

• Alertas automatizadas: Configura disparadores automáticos para enviar mensajes en fechas clave, como renovaciones de contratos, aniversarios de clientes o recordatorios de citas.

• Análisis de datos: Utiliza las capacidades analíticas del CRM para evaluar el rendimiento de las campañas de mensajería VoIP y ajustar estrategias en tiempo real.

• Integración multicanal: Combina los mensajes de texto con otros canales de comunicación, como correos electrónicos y llamadas VoIP, para ofrecer una experiencia omnicanal.

Ejemplo 1. Automatizar el envío de SMS a clientes en VoIPstudio con Zapier

Puedes usar Zapier para automatizar el envío de SMS a clientes con VoIPstudio.

En este video te mostramos un ejemplo en el que puedes utilizar Zapier para enviar automáticamente SMS a los clientes que llamaron a un restaurante, pero su llamada no pudo ser atendida. Además, se explica cómo enviar a los números de llamadas perdidas un SMS mostrando o el enlace de la cita de reserva del sitio web.

Ejemplo 2. Enviar recordatorios automáticos

Una empresa de seguros puede utilizar esta integración para enviar recordatorios automáticos sobre vencimientos de pólizas, personalizando el mensaje con el nombre del cliente y detalles específicos de su plan. Además, puede combinarlo con un correo electrónico que incluya información adicional sobre nuevas promociones o servicios relevantes.

Habilita la mensajería de texto a VoIP en tu empresa

Hay dos formas de habilitar los mensajes de texto VoIP para tu empresa:

1. Usa tu número VoIP actual activando la mensajería de texto

Varios de los proveedores de VoIP (no todos) ofrecen la función de envío/recepción de mensajes de texto a sus clientes. Algunos pueden tener limitaciones específicas, como no enviar mensajes de texto a números gratuitos, o no recibir  SMS tipo B2C. O pueden requerir añadir un plan de mensajería premium, lo que supone un coste adicional. De manera similar a los planes de llamadas, puedes elegir entre mensajería ilimitada y planes de pago por uso para mensajes de texto.

Antes de buscar un proveedor externo, consulta con tu proveedor de servicios de voz IP actual para ver si los mensajes de texto VoIP son una opción.

2. Añade mensajes de texto VoIP con un nuevo número y servicio

Hay muchos proveedores que ofrecen planes de mensajes de texto con numeración VoIP independientes que vienen con un número nuevo. Es una buena opción para las empresas que aún no tienen un número VoIP y quieren uno para mensajes de texto de VoIP.

La mayoría de los proveedores también permitirán enviar mensajes de texto en tu número de teléfono actual si quieres utilizar el mismo número que ya tienes.

Mensajes de texto VoIP: funciones para ayudar a las empresas

Los sistemas VoIP ofrecen una variedad de funciones avanzadas para mejorar la comunicación empresarial y la eficiencia operativa.

Notificación por email

La mayoría de sistemas VoIP enviarán una copia de los mensajes de SMS a la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Podrás así consultar rápidamente estas comunicaciones sin necesidad de abrir tu app de telefonía o acceder a tu panel de control web.

Respuestas predefinidas

Las respuestas predefinidas permiten a los usuarios ahorrar tiempo al responder a los mensajes de texto. Puedes crear una biblioteca de respuestas de la que los usuarios pueden seleccionar una al responder a los mensajes de texto de los clientes. Incluso puedes crear respuestas personalizadas que autocompleten el nombre/número o que activen ciertas acciones basadas en las palabras clave.

Buzón de voz a texto

Los sistemas VoIP reenviarán los mensajes de voz a la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Puedes leer una transcripción del correo de voz original sin tener que escuchar el mensaje completo. Esta función permite a los usuarios responder a los mensajes de voz más rápido, especialmente si se encuentran en un entorno ruidoso.

Plantillas personalizadas

Supón que envías con frecuencia mensajes solicitando reseñas después de una interacción con el cliente. El mensaje de texto contiene un enlace a tu sitio web y una breve nota para el cliente. Es un formato estándar. ¿Por qué tus empleados deberían escribir el mismo mensaje cada vez?

Puedes utilizar plantillas personalizadas para enviar mensajes de texto rápidamente, garantizando precisión y consistencia.

Planificación

Tendrás la posibilidad de programar mensajes de texto con días, semanas o incluso meses de antelación con los mensajes de texto VoIP. Esto te permite planificar campañas publicitarias y otros proyectos con anticipación, asegurándote de no exceder los plazos.

Cómo puede tu empresa utilizar los SMS con VoIP

Hay muchas formas en las que puedes utilizar los mensajes de texto VoIP con fines comerciales. Enviar mensajes de texto a través de VoIP es rápido y fácil. Dado que la mayoría de los consumidores prefieren enviar mensajes de texto a cualquier otra forma de comunicación, los mensajes de texto VoIP ofrecen las mejores tasas de apertura, tasas de respuesta y mejora la satisfacción del cliente.

Los mensajes de texto no son solo para uso externo, como comunicarte con tus clientes. Puedes usarlo internamente entre equipos y ayudar a los empleados a comunicarse con sus compañeros en diferentes zonas horarias. Es especialmente útil si tienes oficinas repartidas por todo el mundo.

Uso de SMS con VoIP para Ventas

Los mensajes de texto VoIP mejoran la eficiencia en las ventas al facilitar la comunicación directa y automatizada:

• Ayuda a tu equipo de ventas a ahorrar tiempo: Envía enlaces de calendario que permiten a los clientes agendar citas, acompañados de recordatorios automáticos para reuniones.
• Contactar y convertir clientes potenciales: Mejora la tasa de respuesta al realizar seguimientos con mensajes personalizados que incluyen información clave o enlaces a recursos relevantes.

Uso de SMS con VoIP para Servicio al Cliente

La atención al cliente se beneficia significativamente de los mensajes de texto VoIP al ofrecer un canal ágil y eficiente:

• Soporte ágil: Responde preguntas de manera rápida y precisa, y envía recordatorios automáticos para citas o servicios programados.

• Contenido adicional: Comparte enlaces a videos breves y guías útiles para resolver dudas comunes, mejorando la experiencia del cliente.

Uso de SMS con VoIP para Recursos Humanos

El área de recursos humanos puede utilizar mensajes VoIP para optimizar procesos de contratación y retención de talento:

• Contratación eficiente: Envía recordatorios para entrevistas, detalles de seguimiento o mensajes informativos sin depender de llamadas telefónicas.

• Retención: Mejora la comunicación interna al celebrar logros del equipo, compartir información relevante o realizar encuestas de satisfacción.

Uso de SMS con VoIP para Marketing

El marketing se vuelve más efectivo y personalizado con el uso de mensajes de texto VoIP:

• Campañas segmentadas: Personaliza las promociones y mensajes según la audiencia objetivo, asegurando mayor relevancia y engagement.

• Actualizaciones masivas: Informa a grandes grupos sobre lanzamientos de productos, cambios en el horario de la empresa o eventos importantes.

Prueba ahora los mensajes de texto VoIP para tu empresa

Puedes utilizar los mensajes de texto VoIP en toda la organización y mejorar la productividad en todos los ámbitos. Dejando a un lado el ahorro de tiempo y costes, tus clientes lo esperan de ti. Las respuestas lentas a los clientes se traducen en ventas perdidas y relaciones dañadas. ¿Por qué arriesgarse cuando tienes una herramienta a mano para evitar retrasos en la comunicación?

Al igual que con las llamadas VoIP, puedes comenzar poco a poco y escalar según sea necesario. No tienes que comprometerte con un contrato específico o una cantidad de mensajes. Comienza con un plan de pago por uso y cambia a un plan superior si lo necesitas. Incluye los mensajes de texto en tus herramientas de atención al cliente multicanal y comprueba la diferencia en tus procesos comerciales.

Preguntas frecuentes sobre mensajes de texto VoIP

¿Qué necesito para enviar mensajes de texto VoIP?

Una conexión a Internet, un proveedor de servicios VoIP que soporte SMS y un dispositivo compatible (PC, smartphone o tablet).

¿Puedo enviar mensajes a cualquier número desde un número VoIP?

Sí, pero algunos proveedores pueden tener restricciones para enviar mensajes a números gratuitos o internacionales.

¿Es seguro utilizar mensajes de texto VoIP?

Sí, los mensajes de texto VoIP suelen ser seguros, pero se recomienda elegir un proveedor que ofrezca cifrado y otras medidas de seguridad.

¿Cuál es la diferencia entre mensajes SMS y MMS en VoIP?

• SMS: Solo texto.

• MMS: Permite enviar imágenes, vídeos y otros archivos multimedia.

¿Puedo usar un número VoIP para WhatsApp Business?

Sí, muchos proveedores permiten vincular números VoIP con aplicaciones como WhatsApp Business.