¿Qué es hosted VoIP? Guía completa 2024

¿Cansado de los altos costes y la rigidez de tu sistema telefónico tradicional?

Hosted VoIP es la solución de telefonía empresarial que revoluciona la forma en que te comunicas.

En este artículo, exploramos en profundidad las ventajas, funcionamiento y mejores prácticas de esta solución innovadora que está transformando el panorama empresarial global.

Prepárate para descubrir cómo hosted VoIP puede ser la clave para llevar tu negocio al siguiente nivel.

¿Qué es hosted VoIP?

En pocas palabras, hosted VoIP (o VoIP alojado) es como tener una centralita telefónica completa en la nube. Es decir, olvidas los teléfonos físicos, los cables y las instalaciones complejas. En su lugar, llamas y recibes llamadas a través de internet, disfrutando de funciones avanzadas y pagando solo por lo que usas.

Crecimiento del mercado de hosted VoIP

Estadísticas del mercado de VoIP, según datos del artículo publicado por Enterprise Apps Today.

• Las empresas pueden reducir los costes de telecomunicaciones hasta en un 50% si se pasan a VoIP. En el caso de las llamadas internacionales, el ahorro puede llegar al 90%.
• Las pequeñas empresas pueden ahorrar un promedio de 32 minutos por día con VoIP. Las comunicaciones unificadas pueden ahorrar 191 horas por día para una organización con 100 empleados, lo que mejora la productividad general.
• Aproximadamente el 82% de las empresas confirmaron haber ahorrado dinero después de cambiar a un sistema de comunicación en la nube.
• El 94% de las empresas informaron una mayor seguridad después de cambiar a sistemas basados ​​en la nube, que a menudo incluyen servicios de VoIP.

Estas cifras muestran un rápido crecimiento en la adopción de VoIP y servicios de comunicación integrados, impulsado por su potencial para reducir costes y mejorar la eficiencia. 

El notable aumento en las tendencias de mercado previstas refleja la tendencia global hacia la digitalización y la necesidad de soluciones de comunicación flexibles.

¿Cómo funciona hosted VoIP?

Hosted VoIP funciona convirtiendo las comunicaciones de voz en datos digitales que se transmiten a través de Internet en lugar de utilizar líneas telefónicas tradicionales. 

Este sistema aprovecha la infraestructura de red existente para ofrecer una comunicación clara y eficiente, eliminando la necesidad de hardware complejo y costoso.

Así es como funciona una llamada hosted VoIP

1- Conversión de voz a datos digitales: Cuando realizas una llamada, tu voz se convierte en datos digitales mediante un proceso llamado codificación, permitiendo que la información se transmita a través de Internet.

2- División en paquetes: Los datos de voz digitalizados se dividen en pequeños paquetes que pueden viajar eficientemente por la red, cada paquete contiene una porción de la conversación, junto con información sobre su origen y destino..

3- Transmisión a través de internet: Los paquetes de datos se envían a través de Internet a la persona con la que estás hablando. La red de datos permite una transmisión rápida y eficiente, asegurando que no haya retrasos perceptibles.

4- Reensamblaje y decodificación: En el destino, los paquetes de datos se reensamblan en el orden correcto y se decodifican para convertirlos nuevamente en sonido. Esto permite que la persona que recibe la llamada escuche tu voz tal como la emitiste.

5- Protocolos de comunicación: Se utilizan protocolos específicos, como el Protocolo de Inicio de Sesión (SIP) para establecer y finalizar llamadas, y el Protocolo de Transporte en Tiempo Real (RTP) para transmitir el audio. Estos protocolos garantizan una comunicación estable y de alta calidad.

6- Seguridad y cifrado: Para proteger tus comunicaciones, los datos de voz pueden ser cifrados. Esto asegura que solo las personas autorizadas puedan acceder a la conversación, protegiendo la privacidad y la integridad de tus llamadas, garantizando la seguridad en tus llamadas VoIP.

7- Mantenimiento y actualizaciones remotas: Tu proveedor se encarga de mantener y actualizar el sistema hosted VoIP de forma remota. Esto significa que siempre tienes acceso a las últimas mejoras y características sin tener que preocuparte por la infraestructura técnica.

Este proceso asegura que las comunicaciones empresariales sean eficientes, claras y seguras, permitiéndote centrarte en tu negocio sin preocuparte por los aspectos técnicos.

¿Cuáles son las ventajas de hosted VoIP?

Adoptar esta tecnología puede transformar significativamente la manera en que tu empresa maneja las comunicaciones. Esta tecnología no solo reduce costes y mejora la flexibilidad, sino que también impulsa la productividad y facilita la integración de VoIP con otros sistemas empresariales.

A continuación, detallamos las ventajas más importantes que un empresario obtendría al decidir trabajar con este servicio.

Reducción de costes operativos

• Eliminación de infraestructura costosa: No necesitas invertir en equipos de PBX ni en líneas telefónicas tradicionales.
• Llamadas económicas: Las tarifas de llamadas VoIP, especialmente internacionales, son mucho más bajas ya que se realizan a través de Internet.
• Mantenimiento y actualizaciones incluidas: Los costes de mantenimiento y actualizaciones están integrados en el servicio, proporcionando un mejor control del presupuesto.

Flexibilidad y escalabilidad

• Ajuste en tiempo real: Añade o elimina líneas y servicios según las necesidades de tu negocio. Sin las restricciones físicas de los sistemas tradicionales.
• Adaptabilidad al crecimiento: Ideal para empresas en crecimiento o con fluctuaciones en el volumen de llamadas.

Mejora en la movilidad y productividad

• Trabajo remoto: Tus empleados pueden realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar con acceso a Internet.
• Funciones avanzadas: Características como la transcripción de mensajes de voz a correo electrónico y la integración con aplicaciones móviles facilitan la gestión de comunicaciones.

Facilidad de implementación y mantenimiento

• Implementación sencilla y rápida: No se requiere hardware complejo ni instalaciones extensas.
• Soporte técnico: El proveedor gestiona la configuración inicial, el mantenimiento continuo y las actualizaciones. Esto reduce la carga de trabajo de tu equipo de TI.

Integración con otros sistemas y aplicaciones

• CRM y herramientas de productividad: Integración de VoIP con CRM y plataformas de colaboración.
• Optimización de flujos de trabajo: Las llamadas pueden ser registradas automáticamente en tu CRM, mejorando el seguimiento de interacciones con clientes y prospectos.

Calidad de Servicio (QoS)

• Prioridad de tráfico de voz: Implementar políticas de Calidad de Servicio (QoS) permite priorizar el tráfico de voz sobre otros tipos de datos, asegurando llamadas claras y sin interrupciones.

Comparativa entre Hosted VoIP y Hosted PBX

Hosted VoIP y Hosted PBX son dos soluciones para gestionar las comunicaciones de tu empresa. Pero tienen diferencias clave que pueden influir en cuál es la mejor opción para ti. 

• Hosted VoIP es una tecnología que permite hacer y recibir llamadas a través de Internet, ofreciendo flexibilidad y ahorro de costes. 
• Hosted PBX, por otro lado, es una central telefónica completa basada en la nube que ofrece más funcionalidades avanzadas para la gestión de llamadas. 

A continuación, una tabla comparativa para ayudarte a entender mejor estas opciones:

¿Es el sistema hosted VoIP adecuado para ti?

Si lo que estás buscando es una solución de comunicación eficiente, económica y flexible para tu empresa, esta tecnología es la opción ideal. 

Este sistema elimina la necesidad de equipos costosos y permite realizar llamadas a través de Internet, reduciendo considerablemente los costes de telefonía. 

Es muy flexible agregar o eliminar usuarios fácilmente según las necesidades del negocio respalda el crecimiento y la adaptabilidad de la empresa. 

Las funciones avanzadas de VoIP no solo mejoran la eficiencia interna, sino que también proyectan una imagen profesional.

Ejemplo práctico: Una empresa de servicios podría utilizar el IVR para dirigir automáticamente las llamadas entrantes al departamento adecuado. Se mejora así tanto la experiencia del cliente como la eficiencia operativa. 

La capacidad de trabajar desde cualquier lugar con una conexión a Internet también facilita el trabajo remoto, aumentando la productividad con VoIP.

Cómo elegir el mejor proveedor de hosted VoIP

Elegir el proveedor adecuado puede parecer complicado, especialmente si no tienes mucha experiencia con esta tecnología. Sin embargo, con unos pocos puntos clave, puedes tomar una decisión informada y asegurarte de que tu negocio se beneficie al máximo.

Aquí te mostramos algunas consideraciones importantes para elegir el mejor proveedor VoIP:

Evalúa las necesidades de tu empresa

• Cantidad de usuarios: Considera cuántos empleados utilizarán el servicio. 
• Funciones necesarias: Haz una lista de las funciones que necesitas, como buzón de voz, desvío de llamadas, integración con CRM, etc.

Calidad del servicio (QoS)

• Fiabilidad: Busca proveedores con alta fiabilidad y tiempo de actividad garantizado.
• Calidad de llamadas: Asegúrate de que el proveedor pueda ofrecer llamadas claras y sin interrupciones, incluso en horas pico.

Costes y presupuesto

• Transparencia de precios: Elige un proveedor que ofrezca precios VoIP claros y sin cargos ocultos.
• Relación calidad-precio: Compara las funciones y servicios que obtienes por el precio.

Soporte técnico

• Disponibilidad: Asegúrate de que el proveedor ofrezca soporte técnico 24/7.
• Eficacia del soporte: Busca proveedores VoIP con buenas reseñas sobre su servicio de atención al cliente. y soporte técnico.

Seguridad y fiabilidad

• Cifrado de llamadas: Verifica que el proveedor utilice métodos de cifrado para proteger tus comunicaciones.
• Medidas de seguridad: Pregunta sobre las medidas que toman para asegurar la red y los datos.

Escalabilidad y flexibilidad

• Facilidad de escalado: El proveedor debería permitirte agregar o eliminar usuarios fácilmente según tus necesidades.
• Adaptabilidad: El servicio debería ser flexible para ajustarse a los cambios en tu negocio.

Pruebas y evaluaciones

• Período de prueba: Busca proveedores que ofrezcan un período de prueba VoIP gratuito para evaluar el servicio.
• Opiniones y reseñas: Revisa opiniones de otros clientes para entender mejor la experiencia con el proveedor.

No hay un único proveedor de VoIP que sea el mejor para todos, sin embargo, hay muchas opciones competitivas, como VoIPstudio, que cumplen con los criterios de un proveedor de VoIP ideal.

A continuación puedes consultar los principales proveedores de VoIP en EE.UU.  y su calificación en Trustpilot.

VoIPstudio: calidad, precio y funciones avanzadas

Si estás buscando una opción que combine calidad y precio de manera equilibrada, VoIPstudio es una excelente opción que puedes considerar. 

VoIPstudio es reconocido por su fiabilidad, facilidad de uso y una amplia gama de funciones avanzadas que se adaptan a las necesidades de cualquier empresa, desde pequeñas startups hasta grandes corporaciones.

• Transparencia de precios: Ofrece planes claros y competitivos sin cargos ocultos, lo que te permite gestionar tu presupuesto de manera efectiva.
• Soporte técnico: Con un servicio de atención al cliente disponible 24/7, puedes estar seguro de recibir ayuda siempre que la necesites.
• Calidad de llamadas: Garantiza una alta calidad de llamadas, gracias a su infraestructura robusta y avanzada.
• Seguridad: Utilizan métodos de cifrado de última generación para asegurar que todas tus comunicaciones estén protegidas.
• Escalabilidad: VoIPstudio te permite escalar fácilmente a medida que tu negocio crece, adaptándose a tus necesidades cambiantes.

Funciones avanzadas de VoIPstudio

VoIPstudio ofrece una serie de funciones avanzadas que hacen que la gestión de tus comunicaciones sea más eficiente y efectiva:

1. Integración con CRM: Con VoIPstudio, puedes integrar tu sistema VoIP con tu CRM, como Salesforce u otros, lo que facilita el seguimiento de interacciones y mejora la atención al cliente.
2. IVR (Respuesta de Voz Interactiva): Configura menús automáticos que guían a los clientes al departamento correcto sin intervención humana, mejorando la eficiencia y la satisfacción del cliente.
3. Grabación de llamadas: Graba llamadas automáticamente para monitorear la calidad, cumplir con regulaciones y proporcionar formación a tu equipo.
4. Transcripción de buzón de Voz: Convierte los mensajes de voz en texto y envíalos a tu correo electrónico, facilitando la gestión de mensajes cuando no puedes escuchar audios.
5. Videoconferencias: Organiza reuniones virtuales con alta calidad de video y audio, mejorando la colaboración entre equipos, especialmente si trabajas con empleados remotos.
6. Análisis y reportes: Aprovecha la funcionalidad de informes detallados sobre el uso del sistema, calidad de las llamadas y otros indicadores clave, lo que te ayuda a tomar decisiones informadas.
7. Desvío de llamadas y colas ACD: Administra cómo se distribuyen las llamadas entrantes, incluyendo la posibilidad de configurar colas de espera y desvíos a diferentes extensiones o números externos mediante la distribución automática de llamadas.

¿Cuánto cuesta Hosted VoIP?

El coste del VoIP alojado puede variar según el proveedor y las necesidades específicas de tu empresa. VoIPstudio tiene una excelente relación calidad-precio, puedes encontrar planes VoIP flexibles y asequibles.

Planes y precios de VoIPstudio

• Prueba gratuita:
  • 30 días gratis sin necesidad de tarjeta de crédito y sin compromiso.
  • Incluye 200 minutos de llamadas y usuarios ilimitados.
• Pago por Uso:
  • Coste: Desde 3,99 € por usuario/mes.
  • Ideal para empresas que hacen pocas llamadas, pagando solo por las llamadas realizadas a precios muy competitivos (desde 1 cént./minuto).
• Plan 2000:
  • Coste: 14,99 € por usuario/mes.
  • Incluye 2.000 minutos al mes por usuario para llamadas a más de 45 países.
  • Proporciona un número por cada usuario y acceso a todas las funciones avanzadas de VoIPstudio.
• Plan Enterprise:
  • Coste: Personalizado según las necesidades específicas de grandes empresas.
  • Ideal para empresas que requieren un gran número de usuarios o números de teléfono.
    

Preguntas frecuentes sobre Hosted VoIP

¿Cómo es de caro un sistema Hosted VoIP?

El Hosted VoIP de VoIPstudio no es para nada caro. De hecho, VoIPstudio ofrece una solución de comunicaciones empresariales altamente rentable, con planes que comienzan desde tan solo 3,99 € por usuario al mes. 

A diferencia de los sistemas tradicionales de telefonía, VoIPstudio reduce significativamente los costes al eliminar la necesidad de equipos caros y líneas telefónicas dedicadas.

¿Cómo de fiable es el servicio de Hosted VoIP en comparación con las líneas telefónicas tradicionales?

El Hosted VoIP es altamente fiable si se cuenta con una conexión a Internet estable. Proveedores como VoIPstudio garantizan un tiempo de actividad elevado, asegurando que tus comunicaciones empresariales se mantengan activas y eficientes.

¿Qué equipo necesito para implementar Hosted VoIP en mi empresa?

La implementación generalmente requiere teléfonos IP compatibles o adaptadores para teléfonos existentes, y una conexión a Internet de alta velocidad. VoIPstudio se encarga de la configuración inicial, haciendo el proceso sencillo y rápido.

¿Cuánto tiempo lleva migrar a un sistema de Hosted VoIP?

La migración a Hosted VoIP es rápida y sencilla, dependiendo del tamaño de tu empresa. VoIPstudio ofrece asistencia durante toda la transición para garantizar un proceso fluido y sin complicaciones.

Con estos conocimientos, puedes dar el salto y transformar las comunicaciones de tu empresa con Hosted VoIP.