VoIP ofrece muchas características nuevas para empresas, herramientas que para los usuarios particulares no tendrán mucho uso. Algunas de estas nuevas características mejoran la productividad o permiten que las organizaciones mejoren la eficiencia de los procesos. Otras permitirán que una empresa gestione un gran volumen de llamadas o mejore el sistema de comunicación.
Algunas empresas comprobarán que algunas características cumplen con sus requisitos mejor que otras. Una pequeña empresa podría estar buscando herramientas específicas que les ayude a competir con empresas más grandes. Por otro lado, una multinacional puede necesitar características que les ayude a gestionar cientos de llamadas por día en departamentos específicos como atención al cliente y facturación.
Sin embargo, hay algunas características que la mayoría de las empresas apreciarán independientemente de su tamaño o la industria en la que operen. Por tanto, echemos un vistazo a algunas de las principales características que la mayoría de las empresas deben buscar en un servicio de VoIP.
Personalización – Música de espera, saludos, horarios
Los servicios de VoIP ofrecen una amplia variedad de opciones de personalización. Esto permite a una organización controlar exactamente cómo funciona el sistema para adaptarse mejor a sus requisitos. El nivel de personalización se extiende a pequeños detalles, como música de espera y saludos personalizados, que parecen insignificantes, pero tienen un gran impacto en la satisfacción del cliente.
A diferencia de las organizaciones más grandes con sistemas telefónicos sofisticados, las empresas más pequeñas no tienen más remedio que dejar que sus teléfonos suenen cuando la oficina está cerrada. Los servicios VoIP ofrecen soporte para horarios personalizados para manejar tales situaciones. Esto significa que puedes configurar una programación de cuándo deben sonar los teléfonos, cuándo deben ir las personas que llaman al buzón de voz o cuándo reproducir mensajes específicos a los clientes.
También puedes combinar esta función con varias opciones relacionadas, como usar música de espera personalizada o reproducir saludos específicos durante el horario de oficina, etc. Imagínate si alguien está tratando de comunicarse con tu oficina cuando ya no estás. En lugar de dejar que el teléfono suene o simplemente que vaya al buzón de voz, puedes configurar una grabación que informe sobre tus horarios habituales y métodos alternativos (sitio web, correo electrónico, etc.) para comunicarse con la oficina.
Supón que tu departamento de atención al cliente está sobrecargado de llamadas y tienes que poner a los clientes en espera hasta que una persona esté libre. En lugar de solo reproducir música al azar, puedes usar una grabación personalizada para informarles sobre ventas, ofertas o cualquier otra información que les gustaría conocer.
Nunca pierdas una llamada de nuevo
Atrás han quedado los días en que tenías que ir y sentarte en el mismo escritorio de la oficina todos los días. Hoy en día, muchos empleados tienen roles que requieren movilidad. Por ejemplo, un agente de ventas puede estar viajando por todo el país para reunirse con clientes o un ejecutivo puede tener reuniones en diferentes países. Pero al mismo tiempo, no querrá perderse llamadas de negocios cruciales.
Los servicios VoIP empresariales ofrecen una serie de funciones para garantizar que ningún empleado tenga que perder una llamada porque no estaba en su escritorio. Una de esas características se llama comúnmente Find Me/Follow me. Esta función permite a los usuarios configurar una lista de números, dispositivos o extensiones con la misma cuenta. Un empleado puede especificar si desea que los dispositivos suenen todos a la vez o uno después del otro hasta que se responda la llamada. Esta función es realmente útil en los entornos de trabajo de hoy en día, donde la mayoría de las personas utilizan múltiples dispositivos todo el tiempo.
Otra característica que puede ayudarte son las sofisticadas reglas de enrutamiento de llamadas. El buzón de voz es una gran característica en la que la mayoría de las empresas confían para realizar el trabajo. Con VoIP, los usuarios pueden configurar su cuenta para que los mensajes del buzón de voz se transcriban automáticamente a texto y se envíen a su bandeja de entrada de correo electrónico. Un administrador podrá redirigir las llamadas a una bandeja de entrada de buzón de voz de grupo para que las llamadas puedan ser respondidas por quien esté disponible. Características como esta pueden ayudarte a garantizar que no se pierda ninguna llamada de un cliente.
Agilizar las comunicaciones internas
Además de comunicarse con entidades externas como clientes, socios, proveedores, etc., los empleados también deben comunicarse entre sí. Los trabajadores querrán hablar con sus compañeros, los equipos de proyecto pueden colaborar con otros en diferentes oficinas o departamentos, etc. En la mayoría de los entornos de oficina, esto significa que hay varias herramientas diferentes que los individuos o departamentos tienen para el mismo propósito.
Con VoIP puedes integrar todos esos canales dentro de un solo sistema. VoIP puede gestionar llamadas de audio, videoconferencia, llamadas grupales, mensajería, buzón de voz e incluso fax. De esta manera, no tienes que preocuparte por la compatibilidad o la resolución de problemas a medida que surjan. Tienes una única fuente con la que ponerte en contacto si algo sale mal: tu proveedor. También significa que a los empleados les resultará más fácil buscar en múltiples canales de comunicación para ubicar a la persona o encontrar los datos que están buscando.
Las tres características anteriores no son de ninguna manera las únicas que ofrece VoIP. Pero estas son, sin duda, las características más útiles que una empresa debe buscar cuando se registra.
